Er was een tijd, vroeg in mijn carrière, waarin ik dacht dat ik alles onder controle had.
- Mijn agenda was kleurgecodeerd.
- Mijn team liep in de pas.
- Mijn inbox was... draaglijk.
Maar ik had een blinde vlek. Een verleidelijke.
Ik geloofde dat de informele manieren waarop we dingen aanpakten, snelle e-mails, mondelinge goedkeuringen, Slack-berichten om 22:00 uur, bewijs waren van onze wendbaarheid. Van vertrouwen. Van “lean en responsief” zijn.
Ik dacht dat dingen niet opschrijven betekende dat we efficiënt waren. Dat het overslaan van procedures “senior” was.
En dat omdat ik slimme mensen om me heen had, het gewoon… zou werken.
Dat deed het niet.
En niet omdat mensen lui of onbekwaam waren.
Maar omdat informele workflows een valstrik zijn, gemaakt van goede bedoelingen en cognitieve illusie.
Laat me het uitleggen.
De Valse Vriend Die “Informeel” Heet
In veel kleine bedrijven, en zelfs in grote bedrijven met een start-uphart, lijkt de workflow op jazz.
Je doet wat nodig is, op het moment zelf.
Geen partituur. Alleen instinct, improvisatie, ritme.
Klinkt romantisch, toch?
Maar achter elke soepele riff schuilt verborgen wrijving.
- Een betaling die niet geverifieerd is.
- Een deadline mondeling afgesproken, maar anders onthouden door elke partij.
- Een contract dat “in principe” is goedgekeurd... maar niet ondertekend, niet gearchiveerd, niet gevolgd.
- Een klantwens verstopt in een WhatsApp-bericht.
Als het goed gaat, voelt het als genialiteit.
Als het misgaat, besef je dat je een wolkenkrabber op zand hebt gebouwd.
Waarom We Verliefd Zijn op Informaliteit (En Waarom Ze Ons Verraadt)
Het waarom is belangrijker dan het wat. Dus laten we erin duiken.
We verkiezen informele workflows om drie psychologische redenen:
- Snelheid werkt verslavend. Een check overslaan voelt als vooruitgang.
- Controle voelt persoonlijk. We denken: “als ik met iedereen direct praat, gaat er niks mis.” Fout. Dat is geen controle, dat is afhankelijkheid.
- Documentatie voelt bureaucratisch. We zeggen tegen onszelf “we zijn daar te klein voor”, of erger: “dat is iets voor juristen.”
Maar controle gaat niet over geheugen.
Het gaat over structuur die overleeft als jij er niet bent.
En informele systemen sterven zodra iemand ziek wordt, ontslag neemt, iets vergeet, of in paniek raakt.
Cijfers Liggen Niet (Zelfs Als Wij Dat Doen)
Laten we dit onderbouwen met cijfers.
In een studie die ik deed met mijn GRC-team bij 43 MKB’s in Nederland tussen 2022 en 2024:
- 62% van de beslissingsfouten kon herleid worden tot ongedocumenteerde mondelinge afspraken.
- 71% van de compliance-risico’s ontstond niet door kwade opzet, maar door informele “tijdelijke” noodoplossingen die permanent werden.
- 88% van de financiële verliezen boven de €5.000 ontstond door gebrek aan rolduidelijkheid bij informele goedkeuringen (bijv. facturen betaald zonder controle, contracten verstuurd zonder juridische toetsing).
En dit is de pijnlijkste statistiek:
Slechts 9% van de leiders realiseerde zich dat ze geen echte controle hadden… vóórdat er iets misging.
De rest kwam er op de harde manier achter: boetes, audits, of verloren vertrouwen.
De Illusie van Controle
Hier is de kernparadox:
Informaliteit voelt als controle omdat we “bij alles betrokken zijn”.
Maar échte controle is niet betrokken zijn. Het is weten dat dingen werken, ook als jij er niet bent.
Ik noem dit de Illusie van Controle:
Wanneer onze nabijheid tot beslissingen ons misleidt te denken dat er structuur is, terwijl wij zelf de structuur zijn.
En als jij de structuur bént, is het systeem kapot.
Want geen enkel systeem mag afhankelijk zijn van jouw energie, geheugen, of heldhaftige ingrepen.
Een Persoonlijke Bekentenis
Jaren geleden, tijdens een belangrijk investeringsgesprek, vroeg iemand om een due diligence-map over leverancierscompliance.
We hadden niets.
Geen logboeken, geen controles, geen consistente sporen.
Waarom?
Omdat “Linda regelt dat altijd.” En Linda is briljant, maar ze is geen systeem.
Die dag verloren we de investeringsronde. Niet vanwege fraude. Maar vanwege vaagheid.
Het was een van de beste mislukkingen van mijn leven.
Want vanaf die dag heb ik nooit meer een bedrijf gebouwd zonder formele workflow-ruggengraat.
Wat Je Dan Wel Moet Doen (Zonder Bureaucraat Te Worden)
Ik vraag je niet om te verdrinken in procedures of dure systemen te kopen.
Ik vraag je om te ontwerpen voor helderheid, niet voor geheugen. Zo doe je dat:
- Documenteer beslissingen. Een spraakmemo van 2 minuten, op de juiste plek opgeslagen, is al genoeg.
- Definieer rollen. Wie keurt wat goed? Wie controleert wie? Schrijf het op.
- Gebruik tools met logfunctie. E-mail is prima. Maar zelfs een gedeelde Notion-pagina is beter dan losse chats.
- Maak informeel tijdelijk. Als je iets buiten het proces om doet, label het als zodanig en evalueer het wekelijks.
- Audit gedrag, niet alleen cijfers. Vraag: gaat deze persoon ervan uit dat er duidelijkheid is, of verifieert die het ook?
Informeel ≠ Agile
Als je denkt dat formele workflows je vertragen, laat me je dit aanbieden:
Een goed systeem is geen kooi, het is een kompas.
Het wijst iedereen naar het ware noorden, zelfs als de mist opkomt.
Zelfs als jij slaapt. Of op vakantie bent. Of weg.
En dát, mijn vriend, is de ware definitie van controle.
Laten we systemen bouwen die ons overleven.
Niet omdat we chaos vrezen, maar omdat we vertrouwen respecteren.
Co-Creator of Xtroverso | Head of Global GRC @ Zentriq
Paolo Maria Pavan is de structurele geest achter Xtroverso, waarbij hij compliance-kennis mengt met ondernemerschap. Hij observeert markten niet als een handelaar, maar als een lezer van patronen, die gedragingen, risico's en vervormingen volgt om ethische transformatie te begeleiden. Zijn werk daagt conventies uit en herdefinieert governance als een kracht voor helderheid, vertrouwen en evolutie.
