C'è stato un tempo, all’inizio della mia carriera, in cui credevo di avere tutto sotto controllo.

• Il mio calendario era codificato a colori.
• Il mio team era allineato.
• La mia casella email era… tollerabile.

Ma avevo un punto cieco. Uno di quelli subdoli.

Credevo che i modi informali con cui gestivamo le cose, email rapide, “ok” a voce, thread su Slack alle 22, fossero segno della nostra agilità. Della fiducia reciproca. Del fatto che eravamo “snelli e reattivi”.

Pensavo che non scrivere nulla fosse efficienza. Che saltare le procedure fosse da “senior”.

E che, siccome avevo attorno persone intelligenti, tutto avrebbe… funzionato.

Non è andata così.

E non perché le persone fossero pigre o incompetenti.

Ma perché i flussi di lavoro informali sono una trappola fatta di buone intenzioni e illusioni cognitive.

Lascia che ti spieghi.

Il falso amico chiamato “informale”

In molte piccole aziende, e anche in grandi realtà con un cuore da startup, il flusso di lavoro somiglia al jazz.

Si fa quel che serve, nel momento in cui serve.

Nessuno spartito. Solo istinto, improvvisazione, ritmo.

Suona romantico, vero?

Ma dietro ogni assolo fluido si nasconde un attrito invisibile.

•  Un pagamento non verificato.
•  Una scadenza concordata a voce, ma ricordata in modo diverso da ciascuno.
•  Un contratto approvato “in linea di principio”… ma mai firmato, né archiviato, né tracciato.
•  Un requisito del cliente sepolto in un messaggio WhatsApp.

Quando tutto fila liscio, sembra genio.

Quando qualcosa si rompe, ti accorgi che stavi costruendo un grattacielo sulla sabbia.

Perché amiamo l’informalità (e perché ci tradisce)

Il perché conta più del cosa. Quindi entriamoci.

Preferiamo i flussi di lavoro informali per tre ragioni psicologiche:

1. La velocità crea dipendenza. Saltare un controllo ci dà la sensazione di andare avanti.
2. Il controllo ci sembra personale. Pensiamo “se parlo con tutti direttamente, nulla può andare storto”. Falso. Non è controllo, è dipendenza.
3. La documentazione ci sembra burocrazia. Ci diciamo “siamo troppo piccoli per quello”, o peggio, “quelle cose sono da avvocati”.

Ma il controllo non è memoria.

È struttura che sopravvive all’assenza.

E i sistemi informali muoiono nel momento in cui qualcuno si ammala, si licenzia, dimentica… o va in panico.

I numeri non mentono (anche quando noi lo facciamo)

Ancoriamo questo concetto ai dati.

In uno studio che ho condotto con il mio team GRC su 43 PMI nei Paesi Bassi tra il 2022 e il 2024:

• Il 62% degli errori decisionali era riconducibile ad accordi verbali non documentati.
• Il 71% dei rischi di compliance non nasceva da atti malevoli, ma da “soluzioni temporanee” informali diventate permanenti.
• L’88% delle perdite finanziarie superiori a €5.000 derivava da mancanza di chiarezza nei ruoli durante approvazioni informali (es. fatture pagate senza verifica, contratti inviati senza revisione legale).

E il dato più doloroso?

Solo il 9% dei leader si rendeva conto di non avere un vero controllo… prima che qualcosa si rompesse.

Gli altri lo scoprivano nel modo più duro: multe, audit o perdita di fiducia.

L’illusione del controllo

Ecco il paradosso centrale:

L’informalità sembra controllo perché siamo “coinvolti in tutto”.

Ma il vero controllo non è esserci, è sapere che tutto funziona anche quando non ci sei.

Io la chiamo l’Illusione del Controllo:

Quando la nostra vicinanza alle decisioni ci illude che esista una struttura, mentre in realtà siamo noi la struttura.

E se tu sei la struttura, allora il sistema è rotto.

Perché nessun sistema dovrebbe dipendere dalla tua energia, dalla tua memoria, o dal tuo intervento eroico.

Una confessione personale

Anni fa, durante un importante incontro con investitori, ci chiesero una cartella di due diligence sulla compliance dei fornitori.

Non avevamo nulla.

Nessun registro, nessun controllo, nessuna traccia coerente.

Perché?

Perché “se ne occupa sempre Linda”. E Linda è brillante, ma non è un sistema.

Quel giorno perdemmo il round di finanziamento.

Non per frodi. Ma per vaghezza. È stato uno dei fallimenti più utili della mia vita.

Perché da quel giorno, non ho mai più costruito un’azienda senza una spina dorsale formale nei flussi di lavoro.

Cosa fare invece (senza diventare burocrati)

Non ti sto chiedendo di affogare negli SOP o di acquistare un sistema costoso.

Ti sto chiedendo di progettare per la chiarezza, non per la memoria. Ecco come:

1. Documenta le decisioni. Anche un memo vocale di 2 minuti salvato nel posto giusto è meglio di niente.
2. Definisci i ruoli. Chi approva cosa? Chi controlla chi? Scrivilo.
3. Usa strumenti che registrano le attività. Anche l’email va bene. Ma persino una pagina condivisa su Notion è meglio di chat sparse.
4. Rendi l’informale temporaneo. Se proprio devi agire fuori processo, etichettalo come tale e rivedilo ogni settimana.
5. Fai Audit dei comportamenti, non solo i numeri. Chiediti: questa persona presume che ci sia chiarezza, o la verifica?

Informale ≠ Agile

Se pensi che i flussi formali ti rallentino, lascia che ti dica questo:

Un buon sistema non è una gabbia, è una bussola.

Indica a tutti dov’è il Nord, anche quando cala la nebbia.

Anche quando dormi. O sei in vacanza. O non ci sei più.

E questa, amico mio, è la vera definizione di controllo.