Hubo un tiempo, al comienzo de mi carrera, en el que creía tenerlo todo bajo control.
- Mi calendario estaba codificado por colores.
- Mi equipo, alineado.
- Mi bandeja de entrada era... tolerable.
Pero tenía un punto ciego. Uno seductor.
Creía que las formas informales de hacer las cosas —los emails rápidos, los "OK" verbales, los hilos de Slack a las 10 de la noche— eran prueba de nuestra agilidad. De confianza. De ser "ágiles y reactivos".
Pensaba que no dejar constancia escrita era sinónimo de eficiencia. Que saltarse los procedimientos era cosa de “senior”.
Y que, porque tenía gente inteligente a mi alrededor, todo funcionaría… simplemente.
No funcionó.
Y no porque la gente fuera perezosa o incompetente.
Sino porque los flujos de trabajo informales son una trampa hecha de buena voluntad e ilusiones cognitivas.
Déjame explicarte.
El falso amigo llamado “Informalidad”
En muchas pequeñas empresas e incluso en grandes con corazón de startup, el flujo de trabajo se parece al jazz.
Haces lo que se necesita, en el momento.
Sin partitura. Solo instinto, improvisación, ritmo.
¿Suena romántico, verdad?
Pero detrás de cada riff fluido se esconde una fricción oculta:
- Un pago que no fue verificado.
- Un plazo acordado verbalmente, pero recordado de forma distinta por cada parte.
- Un contrato aprobado “en principio”… pero sin firmar, sin archivar, sin seguimiento.
- Un requerimiento del cliente enterrado en un mensaje de WhatsApp.
Cuando las cosas salen bien, parece genialidad.
Cuando fallan, te das cuenta de que estabas construyendo un rascacielos sobre arena.
Por qué amamos la informalidad (y por qué nos traiciona)
El “por qué” importa más que el “qué”. Así que vamos a ello.
Preferimos los flujos de trabajo informales por tres razones psicológicas:
- La velocidad es adictiva. Saltarse un control se siente como avanzar.
- El control se percibe como personal. Pensamos: “si hablo con todos directamente, nada saldrá mal.” Falso. Eso no es control, es dependencia.
- La documentación parece burocracia. Nos decimos: “somos demasiado pequeños para eso”, o peor, “eso es para abogados.”
Pero el control no se trata de memoria.
Se trata de estructura que sobrevive a la ausencia.
Y los sistemas informales mueren en cuanto alguien se enferma, renuncia, se olvida o entra en pánico.
Los números no mienten (aunque nosotros sí)
Aterricemos esto con datos.
En un estudio que realicé con mi equipo de GRC en 43 pymes en Países Bajos entre 2022 y 2024:
- El 62% de los errores de decisión se remontaban a acuerdos verbales no documentados.
- El 71% de los riesgos de cumplimiento surgieron no por actos maliciosos, sino por “soluciones temporales” informales que se volvieron permanentes.
- El 88% de las pérdidas financieras mayores a €5.000 se debieron a falta de claridad de roles en aprobaciones informales (p. ej., facturas pagadas sin verificación, contratos enviados sin revisión legal).
Y aquí va el dato más doloroso:
Solo el 9% de los líderes se dieron cuenta de que no tenían verdadero control… antes de que algo se rompiera.
El resto lo descubrió por las malas: multas, auditorías o pérdida de confianza.
La ilusión del control
Aquí está la paradoja central:
La informalidad se siente como control porque estamos “involucrados en todo”.
Pero el verdadero control no es estar presente, es saber que las cosas funcionan aunque tú no estés.
A esto lo llamo la Ilusión del Control:
Cuando nuestra cercanía a las decisiones nos hace creer que hay estructura, cuando en realidad nosotros somos la estructura.
Y si tú eres la estructura, el sistema está roto.
Porque ningún sistema debería depender de tu energía, tu memoria o tu intervención heroica.
Una confesión personal
Hace años, durante una reunión clave con inversores, alguien pidió una carpeta de due diligence sobre cumplimiento de proveedores.
No teníamos nada.
Sin registros, sin controles, sin trazabilidad consistente.
¿Por qué?
Porque “Linda siempre se encarga de eso.” Y Linda es brillante, pero no es un sistema.
Ese día, perdimos la ronda de financiación. No por fraude. Por ambigüedad.
Y fue uno de los mejores fracasos de mi vida.
Porque desde ese día, nunca más volví a construir una empresa sin una columna vertebral de flujos de trabajo formales.
Qué hacer en su lugar (sin volverte un burócrata)
No te pido que te ahogues en procedimientos o compres un sistema caro.
Te pido que diseñes para la claridad, no para la memoria. Así:
- Documenta decisiones. Un mensaje de voz de 2 minutos guardado en el lugar correcto es mejor que nada.
- Define roles. ¿Quién aprueba qué? ¿Quién revisa a quién? Escríbelo.
- Usa herramientas con registro. El email está bien. Pero una página compartida en Notion es mejor que chats dispersos.
- Haz lo informal temporal. Si debes hacer algo fuera de proceso, márcalo como tal y revísalo cada semana.
- Audita comportamientos, no solo números. Pregúntate: ¿esta persona asume que hay claridad, o la confirma?
Informal ≠ Ágil
Si piensas que los flujos formales te ralentizan, déjame decirte esto:
Un buen sistema no es una jaula, es una brújula.
Le muestra a todos dónde está el Norte Verdadero, incluso cuando hay niebla.
Incluso cuando estás dormido. O de vacaciones. O ya no estás.
Y eso, amigo mío, es la verdadera definición de control.
Construyamos sistemas que nos sobrevivan.
No por miedo al caos, Sino por respeto a la confianza.
Co-Creator of Xtroverso | Head of Global GRC @ Zentriq
Paolo Maria Pavan es la mente estructural detrás de Xtroverso, combinando la perspicacia en cumplimiento con la previsión empresarial. Observa los mercados no como un comerciante, sino como un lector de patrones, rastreando comportamientos, riesgos y distorsiones para guiar la transformación ética. Su trabajo desafía las convenciones y recontextualiza la gobernanza como una fuerza para la claridad, la confianza y la evolución.
