Op een regenachtige donderdag in Amersfoort stapte ik een café binnen dat werd gerund door een briljante Ethiopische vrouw genaamd Hana. Haar espresso was perfect. Haar boekhouding daarentegen, chaotisch.
Toen ik vroeg hoe ze omging met personeelsuitval, zei ze:
“We praten. We vertrouwen elkaar. Zo doen wij dat.”
Drie weken later nam haar vaste barista ontslag na een misverstand over diensten.
Haar espresso is nog steeds perfect. Haar vertrouwen? Een stuk minder.
HET WAAROM
In Nederland zijn we trots op onze informaliteit. Een handdruk, een knik, een praatje, zo draaien veel micro- en kleine bedrijven. Tot er iets misgaat.
Beleid is geen straf. Het is een structuur die relaties beschermt. Het zijn de botten van vertrouwen, niet de vervanging ervan.
Run je een bedrijf met 3–20 mensen zonder schriftelijk intern beleid voor ziekteverzuim, thuiswerken, klantconflicten, factuurcontrole of zelfs verjaardagen? Dan ben je niet “flexibel.” Je gokt op stilte en goodwill.
Dat is geen leiderschap. Dat is geluk.
DE CIJFERS
- €7.500: Gemiddelde jaarlijkse kosten van ongepland ziekteverzuim per medewerker in Nederland (bron: CBS).
- €1.000+: Mogelijke boetes per ontbrekend beleid onder Nederlandse arbeids- en privacywetgeving (zoals ziekteverzuim, WKR, AVG).
- 32% van de belastingboetes voor kleine bedrijven in 2024 kwam door slechte documentatie en falend intern toezicht (bron: Belastingdienst).
- 3 uur/week: Tijdverlies per teamlid door onduidelijke procedures (meer dan 150 uur per jaar per persoon).
En toch vermijden de meeste ondernemers het om ze op te stellen. Waarom?
WAT NIEMAND JE VERTELT
De Nederlandse bedrijfscultuur, zeker in kleine teams, heeft een diepe allergie voor het woord beleid. Het voelt corporate. Koud. Alsof je toegeeft dat je je mensen niet vertrouwt.
Maar de ongemakkelijke waarheid is: geen beleid hebben is geen teken van vertrouwen. Het is een teken van onuitgesproken macht.
Als alles “gewoon bekend” is, creëer je een systeem waarin alleen de oprichter de regels kent. Dat is geen cultuur. Dat is feodalisme.
Als je team jou elke keer moet vragen of ze thuis mogen werken, een klant mee uit mogen nemen of een kostenpost mogen boeken, dan bén jij het beleid.
En op een dag put dat je uit.
BESLUITENCOMPAS
Vraag jezelf, eerlijk en zonder smoesjes:
- Welke drie terugkerende problemen in mijn team zouden verdwijnen met een simpel geschreven beleid?
- Wie bezit er nu onzichtbare kennis waarvan het vertrek morgen paniek zou veroorzaken?
- Welke acties in mijn bedrijf hangen nog steeds af van mijn informele “goedkeuring”?
- Wanneer heb ik voor het laatst bekeken welk beleid ik wettelijk verplicht ben te hebben?
- Sluiten mijn huidige documenten aan bij mijn waarden, of vermijden ze alleen maar conflicten?
SLOTREFLECTIE
Beleid gaat niet over controle. Het gaat over zorg.
Je schrijft het niet omdat je mislukking verwacht, maar omdat je de mensen waardeert die helpen het te voorkomen.
In kleine bedrijven is structuur liefde in haar meest praktische vorm.
Dus: als je espresso perfect is, laat je cultuur dan niet verzuren. Zet het op papier. Ask ChatGPT
Co-Creator of Xtroverso | Head of Global GRC @ Zentriq
Paolo Maria Pavan is de structurele geest achter Xtroverso, waarbij hij compliance-kennis mengt met ondernemerschap. Hij observeert markten niet als een handelaar, maar als een lezer van patronen, die gedragingen, risico's en vervormingen volgt om ethische transformatie te begeleiden. Zijn werk daagt conventies uit en herdefinieert governance als een kracht voor helderheid, vertrouwen en evolutie.
