Un giovedì piovoso ad Amersfoort, entrai in un caffè gestito da una brillante donna etiope di nome Hana. Il suo espresso era perfetto. I suoi registri, caotici.
Quando le chiesi come gestiva le assenze del personale, mi rispose:
«Parliamo. Ci fidiamo l’uno dell’altro. È così che facciamo.»
Tre settimane dopo, il suo barista principale si licenziò a seguito di un malinteso sugli orari.
Il suo espresso è ancora perfetto. La sua fiducia? Un po’ meno.
IL PERCHÉ
In Olanda, siamo orgogliosi della nostra informalità. Una stretta di mano, un cenno, una chiacchierata: così funzionano molte micro e piccole imprese. Finché qualcosa non si rompe.
Le policy non sono punizioni. Sono strutture che proteggono le relazioni. Sono le ossa della fiducia, non il suo sostituto.
Se stai gestendo un’azienda di 3–20 persone senza policy interne scritte, per assenze, lavoro da remoto, conflitti con i clienti, validazione delle fatture o persino compleanni, non stai essendo “flessibile”. Stai scommettendo sul silenzio e sulla buona volontà.
Questa non è leadership. È fortuna.
I NUMERI
- €7.500: costo medio annuo delle assenze non pianificate per dipendente nei Paesi Bassi (fonte: CBS).
- €1.000+: potenziali multe per ogni policy mancante secondo le normative olandesi sul lavoro e sulla privacy (es. malattia, WKR, GDPR).
- 32% delle multe fiscali alle piccole imprese nel 2024 sono dovute a scarsa documentazione e mancanza di controlli interni (fonte: Belastingdienst).
- 3 ore/settimana: tempo perso per ogni membro del team a causa di procedure poco chiare (oltre 150 ore/anno a persona).
Eppure, la maggior parte degli imprenditori continua a evitarne la stesura. Perché?
QUELLO CHE NESSUNO TI DICE
La cultura imprenditoriale olandese, soprattutto nei piccoli team, ha una forte allergia alla parola beleid (policy). Suona aziendale. Fredda. Come se stessi ammettendo di non fidarti delle persone.
Ma la verità scomoda è questa: la mancanza di policy non è un segno di fiducia. È un segno di potere non dichiarato.
Quando tutto è “sottinteso”, crei un sistema in cui solo il fondatore conosce le regole. Questa non è cultura. È feudalesimo.
Se il tuo team deve chiederti ogni volta di lavorare da casa, portare fuori un cliente o registrare una spesa, la policy sei tu.
E un giorno, questo ti brucerà.
BUSSOLA DECISIONALE
Chiediti, con brutalità e senza scuse:
- Quali tre problemi ricorrenti nel mio team sparirebbero se avessimo una semplice policy scritta?
- Chi oggi detiene conoscenze invisibili che, se lasciasse domani, causerebbero il panico?
- Quali azioni nella mia azienda dipendono ancora dal mio “ok” informale?
- Quando è stata l’ultima volta che ho verificato quali policy devo avere per legge nei Paesi Bassi?
- I miei documenti attuali riflettono i miei valori, o solo il desiderio di evitare conflitti?
RIFLESSIONE FINALE
Le policy non riguardano il controllo. Riguardano la cura.
Le scrivi non perché ti aspetti un fallimento, ma perché apprezzi le persone che ti aiutano a prevenirlo.
Nelle piccole imprese, la struttura è amore nella sua forma più pratica.
Se il tuo espresso è perfetto, non lasciare che la tua cultura inacidisca. Mettile per iscritto.
Co-Creator of Xtroverso | Head of Global GRC @ Zentriq
Paolo Maria Pavan è la mente strutturale dietro Xtroverso, che unisce l'acume nella conformità con la lungimiranza imprenditoriale. Osserva i mercati non come un trader, ma come un lettore di schemi, tracciando comportamenti, rischi e distorsioni per guidare la trasformazione etica. Il suo lavoro sfida le convenzioni e riformula la governance come una forza per la chiarezza, la fiducia e l'evoluzione.
