De loonadministratie kan salaris en loonheffing tonen, terwijl bankmutaties, aangiften en betalingen afwijken. Inhouding, het genieten van loon, aangifte en betaling zijn aparte gebeurtenissen met verschillende fiscale gevolgen.
Waarom dit belangrijk is
Een loonstrook hoort bij het salarisdossier, maar verklaart een verschil niet op zichzelf. Bij geldgebrek kan een BV salaris, nettoloon en loonheffingboeken en betaling uitstellen. Dat raakt de winst, liquiditeitsplanning en privéaangifte van de directeur. Voor inhouding, genoten loon, aangifte en betaling gelden verschillende fiscale gevolgen. Ook met een salarisverwerker blijft de BV verantwoordelijk voor de aangifte.
Voorbeeld
Een ondernemer stelt twee maanden nettoloon uit totdat klanten hun facturen betalen. De salarisverwerking loopt door en in het grootboek staan loonkosten en openstaande bedragen. De BV betaalt ook een privéfactuur van de ondernemer en boekt die op de rekening-courant. Die boeking kan duidelijk maken of salaris open bleef staan, is verrekend of beschikbaar kwam. Bank, salarisafspraak, loonjournaal, aangifte en rekening-courant moeten dezelfde tijdlijn ondersteunen.
XTROVERSO tips
- Sluit één loontijdvak tegelijk aan. Vergelijk het loonjournaal met de bank, ingediende aangifte loonheffingen, betalingskenmerk en grootboek. Leg elk verschil vast en wijs een verantwoordelijke aan.
- Houd de gebeurtenissen uit elkaar. Leg afzonderlijk vast wat is berekend, ingehouden, aangegeven, aan de werknemer betaald en aan de Belastingdienst betaald. Maak hiervan niet één salarisgebeurtenis.
- Controleer de rekening-courant van de DGA. Beoordeel salaris apart van leningen, dividend, privékosten en rekening-courantmutaties. Noteer bij iedere verrekening de datum en reden.
- Bewaar een eigen salarisarchief. Bewaar loonjournaalposten, loonstroken, ingediende aangiften, ontvangstbevestigingen, correcties en bankbewijs. Blijf niet afhankelijk van één mailbox of leveranciersaccount.
- Herstel fouten snel. Controleer of een correctie nodig is als salarisadministratie, jaaropgave en aangifte verschillen. Werk gekoppelde dossiers bij voordat dezelfde fout in de privéaangifte terechtkomt.
Wilt u vaststellen wat uw BV heeft geboekt, betaald, ingehouden en aangegeven? Wij helpen het salarisdossier te reconstrueren
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Linda Pavan. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel in dit artikel te vormen. AI is alleen gebruikt als hulpmiddel bij het opstellen. De definitieve Nederlandse tekst is persoonlijk nagekeken, geredigeerd en goedgekeurd door Linda Pavan voor publicatie.
Bronnen
- Hoge Raad — Income enjoyed when wage tax was not withheld
- Belastingdienst — Wage tax and employer withholding responsibility
- Belastingdienst — Filing payroll-tax returns
- Belastingdienst — Correcting payroll-tax returns
- Belastingdienst — Handboek Loonheffingen
- Wettenbank — Wet inkomstenbelasting 2001, Article 3.146
