Bij Nederlandse transactiecontroles is er meer aandacht voor betalingen door een andere partij dan de klant op de factuur. Banken, accountants, notarissen en betaaldienstverleners kunnen vragen om een duidelijke koppeling tussen betaler, klant, factuur en zakelijke reden.
Waarom dit belangrijk is
Third-party payments can be legitimate, including payments by a parent company, broker, or family member. Trouble starts when the bank entry conflicts with the customer file. Staff search old emails, payments remain unmatched, and goods or cash decisions can wait. One FIU analysis declared 2,000 third-party payments to Dutch companies suspicious, worth €300 million. It covers one analysis, not all third-party payments.
Voorbeeld
Een leverancier factureert geleverde goederen aan Klant A. De betaling komt van Bedrijf B met als omschrijving: “zoals afgesproken”. De boekhouder boekt de factuur als betaald, maar in het dossier staat geen uitleg. Een korte e-mail bevestigt dat Bedrijf B de moedermaatschappij van Klant A is en betaalt. Bewaar die bij de order, factuur en bankmutatie. Zonder die e-mail hangt de uitleg af van iemands geheugen.
XTROVERSO tips
- Controleer afwijkende betalers. Bekijk facturen die door iemand anders dan de genoemde klant zijn betaald. Leg vast wie betaalde, wat de relatie met de klant is en waarom deze betaalroute is gebruikt.
- Bewaar het betaalspoor. Koppel de order, het contract, de factuur, het leveringsbewijs, de correspondentie en de bankmutatie. Een collega moet de transactie vanuit het dossier kunnen volgen.
- Noteer feiten. Schrijf niet alleen “afgesproken” of “bekend bij directie”. Noteer de zakelijke reden en de namen van de betrokken personen of bedrijven.
- Bekijk ongekoppelde betalingen. Controleer welke ontvangsten op een tussenrekening blijven staan of handmatig worden gekoppeld. Daar zitten vaak gaten in de factuur- of klantgegevens.
- Werk eigendomsgegevens bij. Controleer UBO-gegevens en tekenbevoegdheden na wijzigingen in eigendom of zeggenschap. Nederlandse UBO-wijzigingen moeten binnen één week worden doorgegeven.
- Controleer de kasprocedure. Sinds januari 2026 mogen beroeps- en bedrijfsmatige kopers en verkopers van goederen en kunstvoorwerpen geen contante betalingen van €3.000 of meer doen of aannemen.
Hulp nodig om te controleren of uw betaaldossiers vragen kunnen beantwoorden?
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Paolo Maria Pavan. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel in dit artikel te vormen. AI is alleen gebruikt als hulpmiddel bij het opstellen. De definitieve Nederlandse tekst is persoonlijk nagekeken, geredigeerd en goedgekeurd door Paolo Maria Pavan voor publicatie.
Bronnen
- FIU-Nederland — Verdachte transacties als financiële inlichtingen
- FIU-Nederland — Jaaroverzicht 2025 en analyse van derdenbetalingen
- FIU-Nederland — Derdenbetalingen als verhullingsmethode
- FIU-Nederland — Verbeterpunten voor meldteksten en dossiers
- Kamer van Koophandel — Het UBO-register
- Bureau Financieel Toezicht — Contantenverbod vanaf januari 2026
