Voor veel kleine BVs voelt de jaarrekening als iets dat bij de accountant leeft. Tot de deadline verstrijkt. Dan wordt het persoonlijk het probleem van de directeur. De regels rondom het indienen bij de Kamer van Koophandel (KVK) zijn niet flexibel, en de risico's van het missen ervan worden vaak onderschat.
De wet is duidelijk. Na het einde van het boekjaar moeten de jaarrekeningen binnen vijf maanden worden opgesteld. In bijzondere omstandigheden kunnen aandeelhouders een verlenging van maximaal vijf extra maanden verlenen, waardoor de voorbereidingsperiode maximaal tien maanden bedraagt. Zodra de rekeningen zijn goedgekeurd, moeten ze binnen acht dagen bij de KVK worden ingediend. Ongeacht de goedkeuring is de uiteindelijke deadline twaalf maanden na het einde van het boekjaar. Tegen die tijd moeten de definitieve jaarrekeningen zijn gedeponeerd. De wet erkent geen “voorlopige” jaarrekening.
Als de rekeningen niet op tijd worden ingediend, worden de gevolgen ernstig in het geval van faillissement. De wet gaat er dan van uit dat het bestuur zijn taken niet goed heeft uitgevoerd. Dit staat bekend als “omkering van de bewijslast”. In plaats van dat een curator wanbeheer moet bewijzen, moet de directeur bewijzen dat de late indiening geen belangrijke oorzaak van het faillissement was. In de praktijk is dat een zeer moeilijke positie om te verdedigen.
Late indiening kan daarom leiden tot persoonlijke aansprakelijkheid voor de CEO of algemeen directeur. Het maakt niet uit dat de vertraging werd veroorzaakt door administratieve druk, discussies met de accountant of onzekerheid over toekomstige vooruitzichten. De verantwoordelijkheid om tijdige en correcte indiening te waarborgen ligt uiteindelijk bij het bestuur.
Zelfs buiten faillissement kan te late of onjuiste indiening de geloofwaardigheid schaden. Banken, leveranciers en andere schuldeisers vertrouwen op ingediende rekeningen om risico's te beoordelen. Als deadlines niet worden gerespecteerd, geeft dat een signaal van zwakke governance. Voor een klein bedrijf, waar vertrouwen vaak persoonlijk wordt opgebouwd, is dat signaal belangrijk.
De vereiste discipline is niet ingewikkeld, maar essentieel: plan het afsluitproces vroeg in het jaar, registreer formeel elke beslissing tot verlenging, houd de deadline van twaalf maanden nauwlettend in de gaten en zorg ervoor dat wat wordt ingediend de definitieve versie is. Op tijd indienen lost niet elk zakelijk probleem op. Maar het niet doen kan een probleem creëren dat rechtstreeks in de zak van de directeur reikt.
