Para muchas pequeñas BVs, las cuentas anuales parecen algo que vive con el contador. Hasta que pasa el plazo. Entonces se convierte en un problema personal del director. Las reglas sobre la presentación ante la Kamer van Koophandel (KVK) no son flexibles, y los riesgos de no cumplir con ellas a menudo se subestiman.
La ley es clara. Después del final del año financiero, las cuentas anuales deben prepararse dentro de los cinco meses. En circunstancias especiales, los accionistas pueden conceder una prórroga de hasta cinco meses adicionales, llevando el período de preparación a un máximo de diez meses. Una vez que se adoptan las cuentas, deben presentarse ante el KVK dentro de los ocho días. Independientemente de la adopción, el plazo final es de doce meses después del final del año financiero. Para ese momento, las cuentas anuales definitivas deben ser depositadas. La ley no reconoce una cuenta anual “provisional”.
Si las cuentas no se presentan a tiempo, las consecuencias se vuelven graves en caso de quiebra. La ley asume entonces que la junta ha cumplido sus deberes de manera inapropiada. Esto se conoce como “omkering van de bewijslast” (inversión de la carga de la prueba). En lugar de que un curador tenga que probar la mala gestión, el director debe probar que la presentación tardía no fue una causa importante de la quiebra. En la práctica, esa es una posición muy difícil de defender.
Por lo tanto, la presentación tardía puede llevar a la responsabilidad personal del CEO o director general. No importa que el retraso haya sido causado por presión administrativa, discusiones con el contador o incertidumbre sobre las perspectivas futuras. La responsabilidad de garantizar una presentación oportuna y correcta recae en última instancia en la junta.
Incluso fuera de la quiebra, la presentación tardía o incorrecta puede dañar la credibilidad. Los bancos, proveedores y otros acreedores dependen de las cuentas presentadas para evaluar el riesgo. Si no se respetan los plazos, se señala una gobernanza débil. Para una pequeña empresa, donde la confianza a menudo se construye de manera personal, esa señal es importante.
La disciplina requerida no es complicada, pero es esencial: planificar el proceso de cierre a principios de año, registrar formalmente cualquier decisión de extensión, monitorear cuidadosamente el plazo de doce meses y asegurarse de que lo que se presenta sea la versión definitiva. Presentar a tiempo no resolverá todos los problemas empresariales. Pero no hacerlo puede crear uno que afecte directamente el bolsillo del director.
