Per molte piccole BV, il bilancio annuale sembra qualcosa che vive con il commercialista. Fino a quando la scadenza non passa. Allora diventa un problema personale del direttore. Le regole relative alla presentazione presso la Kamer van Koophandel (KVK) non sono flessibili e i rischi di perderle sono spesso sottovalutati.
La legge è chiara. Dopo la fine dell'anno finanziario, il bilancio annuale deve essere redatto entro cinque mesi. In circostanze speciali, gli azionisti possono concedere un'estensione fino a cinque mesi aggiuntivi, portando il periodo di preparazione a un massimo di dieci mesi. Una volta adottati, i bilanci devono essere presentati alla KVK entro otto giorni. Indipendentemente dall'adozione, la scadenza finale è di dodici mesi dopo la fine dell'anno finanziario. A quel punto, il bilancio annuale definitivo deve essere depositato. La legge non riconosce un bilancio annuale “provvisorio”.
Se i bilanci non vengono presentati in tempo, le conseguenze diventano gravi in caso di fallimento. La legge presume quindi che il consiglio abbia svolto le proprie funzioni in modo improprio. Questo è noto come “omkering van de bewijslast” (reversibilità dell'onere della prova). Invece di un curatore che deve dimostrare la cattiva gestione, il direttore deve dimostrare che la presentazione tardiva non è stata una causa importante del fallimento. In pratica, è una posizione molto difficile da difendere.
La presentazione tardiva può quindi portare a responsabilità personale per il CEO o il direttore generale. Non importa che il ritardo sia stato causato da pressioni amministrative, discussioni con il commercialista o incertezze sulle prospettive future. La responsabilità di garantire una presentazione tempestiva e corretta ricade infine sul consiglio.
Anche al di fuori della bancarotta, una presentazione tardiva o errata può danneggiare la credibilità. Banche, fornitori e altri creditori si affidano ai conti depositati per valutare il rischio. Se le scadenze non vengono rispettate, ciò segnala una governance debole. Per una piccola azienda, dove la fiducia è spesso costruita personalmente, quel segnale è importante.
La disciplina richiesta non è complicata, ma è essenziale: pianificare il processo di chiusura all'inizio dell'anno, registrare formalmente qualsiasi decisione di proroga, monitorare attentamente la scadenza di dodici mesi e assicurarsi che ciò che viene depositato sia la versione definitiva. Presentare in tempo non risolverà ogni problema aziendale. Ma non farlo può crearne uno che colpisce direttamente la tasca del direttore.
