Een Nederlands wetsvoorstel verandert mogelijk hoe gegevens met een vermoeden van verschoningsrecht worden gefilterd in strafrechtelijke onderzoeken. De eerste selectie zou verschuiven van de rechter-commissaris naar het Openbaar Ministerie. Het voorstel is nog in ontwikkeling. Voor bedrijven ontstaat geen algemene nalevingsplicht.
Waarom dit belangrijk is
Legal advice can sit beside invoices, payroll files, draft contracts and supplier emails. Copies then spread through shared mailboxes, chat tools, personal devices and backups. Confidential does not always mean legally privileged. Status depends on the professional role, the communication and its context. Mixed files take longer to review. Legal, forensic and IT costs can rise while managers are pulled from cash, customers and staff.
Voorbeeld
Een ondernemer zoekt het dossier van een overname. Het getekende contract staat op de gedeelde schijf. Concepten zitten in e-mails. Finance kreeg juridisch advies met gewone belastingvragen. Een bijlage staat nog op de laptop van een oud-medewerker. Het bedrijf vindt documenten, maar kan niet vaststellen welke versie is goedgekeurd of wie het advies heeft gezien. Een compleet dossier koppelt het voorstel, e-mails met de adviseur, concepten, goedkeuring, het getekende contract en de boeking. Ook toegangsrechten en versiegeschiedenis staan erin.
XTROVERSO tips
- Breng opslaglocaties in kaart. Noteer gedeelde mailboxen, cloudmappen, financiële systemen, chatprogramma’s, laptops, telefoons en back-ups. Neem ook bestanden bij externe leveranciers mee.
- Wijs per dossiergroep een eigenaar aan. Beleg de verantwoordelijkheid voor contracten, bestuursbesluiten, juridische correspondentie, belastingdossiers, loonadministratie en klantgegevens.
- Scheid gegevens op basis van hun doel. Bewaar gevoelige professionele communicatie waar mogelijk apart van facturen, leveranciersmails en interne planning. Alleen een mapnaam verandert de juridische status niet.
- Controleer toegangsrechten. Bekijk wie bestanden kan openen, downloaden, doorsturen of verwijderen. Trek oude rechten in na vertrek, een wisseling van adviseur, een overname of reorganisatie.
- Test één compleet bedrijfsdossier. Kies een belangrijk contract of besluit. Zoek alle concepten, goedkeuringen, bijlagen, getekende stukken en bijbehorende boekingen terug.
- Controleer logs, exports en back-ups. Vraag de IT-leverancier wat het systeem vastlegt. Controleer of rechten behouden blijven bij exports en migraties, en hoelang verwijderde bestanden in back-ups staan.
Wilt u eigenaarschap en toegangsrechten van dossiers praktisch laten beoordelen? Wij helpen de eerste verbeterpunten te vinden
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Paolo Maria Pavan. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel in dit artikel te vormen. AI is alleen gebruikt als hulpmiddel bij het opstellen. De definitieve Nederlandse tekst is persoonlijk nagekeken, geredigeerd en goedgekeurd door Paolo Maria Pavan voor publicatie.
Bronnen
- Rechtspraak — Modernisering van het filteren van verschoningsgerechtigde informatie
- Raad voor de rechtspraak — Advies Tweede Aanvullingswet nieuw Wetboek van Strafvordering
- Rechtspraak — Werkwijze filteren digitaal verschoningsgerechtigd materiaal
- Hoge Raad via Rechtspraak — ECLI:NL:HR:2024:314
- Rijksoverheid — Wetgevingstraject nieuw Wetboek van Strafvordering
