Waarom vage betalingstermijnen je factuur juridisch waardeloos maken, en hoe je dat oplost

Als een klant niet betaalt, is de reflex altijd dezelfde: de klant de schuld geven, of de economie, of de stagiair die de factuur te laat verstuurde.

Laten we eerlijk zijn. Het probleem is niet de betaalachterstand, maar je contract. Of beter gezegd: het ontbreken van een contract dat werkt.

Je hebt de factuur gestuurd. Je wachtte. Niets.

En nu zit je je inbox te verversen en vraag je je af: hoe snel is te snel voor een herinnering? Moet je bellen? Kom je dan wanhopig over? Hoe “opdringerig” kun je zijn voordat je de relatie schaadt?

Verkeerde vraag. Als de factuur onbetaald blijft, is de kans groot dat je het hefboom al kwijt bent, niet omdat je niet assertief genoeg bent, maar omdat je juridische fundament rammelt. En in veel gevallen weet de klant dat.

Het Nederlandse recht beschermt mkb’ers, als je het toelaat

Volgens de Wet late betalingen zijn grote bedrijven wettelijk verplicht om mkb’ers binnen 30 dagen te betalen, tenzij anders én eerlijk overeengekomen. Dat is geen richtlijn. Dat is de wet.

Werk je als kleine BV met corporate klanten? Onthoud dan:

• 30 dagen is de wettelijke standaardtermijn.
• Langere termijnen (60, 90 dagen) zijn alleen geldig als ze expliciet zijn overeengekomen én niet grof oneerlijk zijn.
• Als je blind akkoord gaat met hun algemene voorwaarden, zit je misschien vast aan iets veel minder gunstigs.

Deze bescherming bestaat. Maar ze is niet automatisch. Je moet ze activeren, schriftelijk, op tijd en helder.

GRC-analyse: Geen voorwaarden = Geen tanden

Dit is wat we standaard tegenkomen bij GRC-audits van kleine bedrijven:

• Geen contract, alleen wat e-mails en PDF’jes.
• Algemene voorwaarden zonder enige verwijzing naar betalingstermijnen.
• Vage zinnen als “betaling binnen redelijke termijn” (spoiler: dat betekent niks).
• Geen vermelding van rente, boetes of opschortingsrechten.
• Oude sjablonen met achterhaalde clausules uit een ander decennium.

Dit is niet gewoon slordig. Dit is een governance-faal. Een risico-exposure. Een compliance-lek. Je runt je bedrijf op goed vertrouwen, niet op recht.

Casus: Het creatief bureau dat werd uitgespeeld

We hielpen een Nederlands designbureau dat nog €18.000 tegoed had van een grote multinational. Na 60 dagen stilte gingen ze achter de betaling aan, eerst vriendelijk, daarna juridisch.

De advocaat vroeg naar de afgesproken voorwaarden. Het bureau antwoordde: “We verwachten meestal betaling binnen 30 dagen.”

Verwachting ≠ verplichting.

Erger nog: ze hadden zonder tegenvoorstel de inkoopvoorwaarden van de klant ondertekend, met een betalingstermijn van 90 dagen. Geen protest, geen tegenvoorstel. Ze liepen vrijwillig een juridische val in, en de klant wist het.

Wat er precies in je contract moet staan

Een contract is geen versiering. Het is een schild. Als je op tijd betaald wilt worden en je rechten wilt afdwingen, moeten je voorwaarden het volgende bevatten:

• Duidelijke termijn: “Facturen zijn betaalbaar binnen 30 kalenderdagen na factuurdatum.”
• Renteclausule: “Wettelijke handelsrente loopt automatisch vanaf de vervaldatum.”
• Incassokosten: “Alle buitengerechtelijke incassokosten worden in rekening gebracht conform de Wet incassokosten.”
• Opschortingsrecht: Als facturen onbetaald blijven, mag je het werk stilleggen of de overeenkomst beëindigen.
• Voorrangsclausule: Jouw algemene voorwaarden hebben voorrang, tenzij anders en expliciet overeengekomen.

Dit zijn geen optionele voetnoten. Dit zijn financiële wapens. Gebruik ze.

De meest voorkomende (en fatale) fouten

Even op een rijtje, want we zien ze dagelijks:

• “Vriendelijke” voorstellen sturen in plaats van formele overeenkomsten.
• De eenzijdige voorwaarden van de klant accepteren om snel te kunnen beginnen.
• Denken dat mondelinge afspraken standhouden (doen ze niet).
• Je eigen voorwaarden niet meesturen of vermelden bij de offerte.

In het Nederlands recht geldt: als je voorwaarden niet expliciet zijn opgenomen op het moment van de overeenkomst, dan gelden ze niet. En de rechter geeft geen herkansing.

Pro tip: Registreer je algemene voorwaarden bij de KvK of de bevoegde rechtbank. Dat geeft een tijdstempel en een bewijsbaar spoor.

Betalingstermijnen zijn geen administratie, ze zijn GRC-instrumenten

Zie je betalingstermijnen nog steeds als administratieve bijzaak? Dan is dat je blinde vlek.

Vanuit Governance, Risk & Compliance (GRC) perspectief:

• Governance: Heb je intern vastgelegd hoe je betalingstermijnen bepaalt en afdwingt?
• Risk: Laat je de klant jouw cashflow bepalen doordat je zelf niets vastlegt?
• Compliance: Maak je wel gebruik van de wettelijke bescherming die je hebt?

Betaalclausules zijn risicobeheersing, geen juridische opsmuk. Ze bepalen je liquiditeit, operationele continuïteit en uiteindelijk of je bedrijf een moeilijk kwartaal overleeft.

Wat kun je vandaag nog doen?

Denk je nu aan drie openstaande facturen in de limbo? Zie dit dan als een wake-up call:

1. Audit je contracten: Ontbreken betalingstermijnen, rente of boetebepalingen? Herstel dat direct.
2. Standaardiseer je voorwaarden: Zorg dat ze actueel zijn, geregistreerd, en dat je ze altijd meestuurt.
3. Claim je mkb-rechten: Is je klant een groot bedrijf? Ga niet zomaar akkoord met meer dan 30 dagen, tenzij het redelijk is, en leg dat expliciet vast.
4. Stop met herinneren zonder basis: Zijn je voorwaarden niet afdwingbaar? Dan zijn je herinneringen lege hulzen. Werk samen met juridische professionals, niet alleen met de boekhouder.

Laatste gedachte: Contracten zijn geen papier, maar macht

Wil je betaald worden? Ga dan niet smeken. Ga niet dreigen. Kom niet te laat in actie.

Schrijf gewoon betere contracten.