Por qué las condiciones de pago vagas hacen que tu factura sea legalmente inútil y cómo solucionarlo

Cuando un cliente no paga, el reflejo es siempre el mismo: culpar al cliente, culpar a la economía, culpar al becario que envió la factura tarde.

Seamos realistas. El problema no es el retraso en el pago, es tu contrato. O, más precisamente, la ausencia de uno que funcione.

Enviaste la factura. Esperaste. Nada.

Y ahora estás actualizando el correo, preguntándote cuándo es demasiado pronto para enviar un recordatorio. ¿Deberías llamar? ¿Vas a parecer desesperado? ¿Qué tan “insistente” puedes ser antes de arruinar la relación?

Esa no es la pregunta correcta. Si la factura sigue sin pagarse, lo más probable es que ya hayas perdido el poder de negociación, y no porque no seas lo suficientemente firme, sino porque tu base legal es endeble. Y en muchos casos, el cliente lo sabe.

La ley holandesa protege a las pymes, si tú se lo permites

Según la ley holandesa de pagos tardíos (Wet late betalingen), las grandes empresas están legalmente obligadas a pagar a las pymes dentro de los 30 días, salvo que se haya acordado lo contrario de forma clara y justa. No es una recomendación. Es ley.

Si eres una pequeña BV que trabaja con clientes corporativos, ten en cuenta:

• 30 días es el plazo legal estándar.
• Plazos más largos (60, 90 días) solo son válidos si se acuerdan explícitamente y no resultan abusivos.
• Si aceptas ciegamente sus términos y condiciones generales (T&Cs), podrías estar atado a condiciones mucho menos favorables.

Esta protección legal existe. Pero no es automática. Hay que activarla, por escrito, a tiempo y con claridad.

GRC en acción: Sin condiciones, sin dientes

Esto es lo que encontramos regularmente en auditorías GRC de pequeñas empresas:

• No hay contrato, solo correos y PDFs.
• Términos generales sin ninguna mención a plazos de pago.
• Frases ambiguas como “pago en un plazo razonable” (spoiler: no significa nada).
• No se menciona interés por demora, penalizaciones ni derecho a suspender el servicio.
• Plantillas heredadas con cláusulas desactualizadas desde hace una década.

Esto no es solo una redacción deficiente. Es un fallo de gobernanza. Una exposición al riesgo. Una brecha de cumplimiento. Estás gestionando tu empresa con fe, no con ley.

Caso real: La agencia creativa que fue engañada

Atendimos a una agencia de diseño holandesa a la que una multinacional debía 18.000 €. Tras 60 días de silencio, empezaron a reclamar, primero con amabilidad, luego por vía legal.

Su abogado pidió los términos acordados. La agencia respondió: “Normalmente esperamos que nos paguen en 30 días”.

Expectativa ≠ obligación.

Peor aún: habían firmado las condiciones de compra del cliente, que incluían una cláusula de pago a 90 días. Sin objeciones, sin contrapropuestas. Cayeron en su propia trampa legal, y el cliente lo sabía.

Lo que tu contrato debe decir, con precisión

Un contrato no es decoración. Es un escudo. Si quieres cobrar a tiempo y hacer valer tus derechos, tus términos deben incluir:

• Plazo claro: “Las facturas deberán abonarse en un plazo de 30 días naturales desde la fecha de emisión.”
• Cláusula de intereses: “El interés comercial legal (wettelijke handelsrente) se aplicará automáticamente desde la fecha de vencimiento.”
• Costes de cobro: “Todos los costes extrajudiciales de cobro serán cargados conforme a la Ley holandesa de costes de cobro (Wet incassokosten).”
• Derecho a suspender: Si las facturas no se pagan, puedes suspender el trabajo o resolver el contrato.
• Cláusula de prioridad: Tus condiciones generales prevalecen sobre las del cliente, salvo acuerdo explícito en contra.

No son notas al pie. Son herramientas financieras. Úsalas.

Los errores más comunes (y letales)

Vamos a enumerarlos claramente, porque los vemos cada día:

• Enviar propuestas “amables” en lugar de acuerdos formales.
• Aceptar los términos unilaterales del cliente solo para agilizar la incorporación.
• Confiar en acuerdos verbales (no se sostienen).
• No adjuntar ni referenciar tus condiciones generales al enviar una oferta.

En la legislación holandesa, si tus condiciones no están explícitamente incluidas en el momento del acuerdo, no se aplican. Y los tribunales no dan segundas oportunidades.

Consejo profesional: Registra tus condiciones generales en la KvK o en el tribunal competente, te da un sello de tiempo y un rastro verificable.

Las condiciones de pago no son administración, son instrumentos GRC

¿Sigues tratando las condiciones de pago como un trámite administrativo? Ese es tu punto ciego.

Desde una perspectiva de Governance, Risk & Compliance (GRC):

• Gobernanza: ¿Tienes normas internas para definir y aplicar reglas de pago?
• Riesgo: ¿Estás dejando que el cliente controle tu flujo de caja por no definir tus condiciones?
• Cumplimiento: ¿Estás aprovechando siquiera las protecciones legales disponibles para ti?

Las cláusulas de pago son controles de riesgo, no jerga legal. Determinan tu liquidez, la continuidad operativa y, en última instancia, si tu negocio sobrevive a un trimestre difícil.

Entonces, ¿qué puedes hacer hoy?

Si al leer esto pensaste en tres facturas impagadas que siguen en el limbo, tómalo como una llamada a poner orden:

1. Audita tus contratos: Si faltan condiciones de pago, intereses o sanciones, corrígelo ahora.
2. Estandariza tus condiciones generales: Que estén actualizadas, registradas y referenciadas en cada oferta.
3. Haz valer tus derechos como pyme: Si tu cliente es una gran empresa, no aceptes plazos superiores a 30 días salvo que sea justo, y justo significa que tú lo hayas aceptado expresamente.
4. No te apoyes en recordatorios: Si tus términos no son exigibles, tus recordatorios son solo ruido. Trabaja con el área legal, no solo con contabilidad.

Reflexión final: Los contratos no son solo papel, son poder

Si quieres que te paguen, no supliques. No amenaces. No reacciones tarde.

Escribe mejores contratos.