Op het moment dat je een factuur binnen de EU verstuurt, ben je niet alleen "de administratie aan het doen", je beschermt ook de cashflow. Als de factuur niet verwerkt kan worden, staat de betaling stil. Als de btw-behandeling verkeerd is, komt het risico bij jou terecht. En de kleinste bedrijven voelen dat het snelst: één vertraagde factuur kan een hele maand beïnvloeden.

Begin met het deel dat de meeste mensen overslaan omdat het voor de hand liggend lijkt: controleer of je EU-klant een geldig btw-nummer heeft. In eenvoudige termen bepaalt dit of je kunt factureren met 0% btw voor een intracommunautaire levering, of dat je later mogelijk Nederlandse btw verschuldigd bent. De Nederlandse belastingdienst is daar heel duidelijk over: beide btw-nummers moeten op de factuur staan en je moet het btw-nummer van de klant controleren. En let op de Nederlandse nuance: het nummer dat je gebruikt voor grensoverschrijdende controles is de btw-id (btw-nummer), niet je “btw-belastingnummer” (omzetbelastingnummer). KVK waarschuwt zelfs dat het controleren van het verkeerde Nederlandse nummer de melding “ongeldig” kan opleveren en mensen op het verkeerde pad kan brengen. De VIES-tool is de officiële manier van de EU om btw-nummers te verifiëren. 

Wat gebeurt er als je niet controleert en het btw-nummer blijkt op het moment van levering niet geldig te zijn? Dan kan de nette “0%” een dure misverstand worden: de belastingautoriteit kan het behandelen alsof de voorwaarden niet zijn vervuld, en jij bent degene die het moet oplossen, vaak met een gecorrigeerde factuur, extra btw die verschuldigd is, en een klant die plotseling het totaal betwist omdat ze nooit rekening hebben gehouden met jouw btw. Dit is precies het soort probleem dat klein lijkt in de spreadsheet en groot aanvoelt op de bankrekening. Het is ook de reden waarom de formulering van je factuur belangrijk is: voor intra-communautaire leveringen verwacht de Nederlandse belastingdienst een aanduiding op de factuur dat het een dergelijke levering is, met verwijzingen die je in elke taal kunt gebruiken. (En wanneer de verleggingsregeling in het algemeen van toepassing is, is de Nederlandse belastingdienst even duidelijk: zet geen btw op de factuur en geef aan dat de btw wordt verlegd. 

Nu de tweede verschuiving die op micro-ondernemingen afkomt: e-facturering. Een e-factuur is niet “een PDF per e-mail”. Het is een gestructureerde factuur (vaak XML/UBL) die systemen kunnen lezen en routeren, soms via een overheidsplatform of een netwerk zoals Peppol. Landen bewegen met verschillende snelheden, maar de richting is één kant op. Italië heeft sinds 1 januari 2019 e-facturering vereist voor btw-geregistreerde bedrijven via zijn SDI-systeem. België heeft verplichte gestructureerde e-facturering voor B2B vanaf 1 januari 2026 bevestigd. Frankrijk werkt aan een gefaseerde start vanaf 1 september 2026, waarbij kleinere bedrijven later volgen. Polen heeft zich aangemeld voor een verplichte nationale platform (KSeF) dat ingaat op 1 februari 2026. En Duitsland vereist al dat bedrijven in staat zijn om ontvangen EN-conforme e-facturen vanaf 1 januari 2025, met uitgifte vereisten die later gefaseerd worden. 

In de praktijk komt dit op de meest irritante manier naar voren: je stuurt een “perfect normale” factuur, en de klant antwoordt: “We kunnen dit niet accepteren, stuur het alsjeblieft via Peppol / SDI / ons platform.” Er is technisch gezien niets mis met je werk; de factuur kan simpelweg niet in hun goedkeuringsproces komen, dus kan het hun betalingsronde niet bereiken. Als je één simpele gewoonte wilt die onevenredige stress bespaart, maak dit dan onderdeel van de onboarding: wanneer je het contract overeenkomt, vraag hoe ze facturen moeten ontvangen, en of ze een specifiek formaat of netwerk vereisen. Zorg er vervolgens voor dat je boekhoudsoftware een gestructureerde e-factuur kan produceren wanneer dat nodig is (of dat je een provider/portaal klaar hebt), en schrijf in je betalingsvoorwaarden wat telt als “ontvangen” wanneer er een platform bij betrokken is.

De rustige conclusie is dit: je hebt geen belastingafdeling nodig om veilig te blijven, je hebt een striktere routine nodig. Controleer het BTW-nummer in VIES op het moment dat het ertoe doet en bewaar bewijs van de controle. Zet de juiste BTW-nummers en de juiste bewoording op de factuur. En beschouw de gereedheid voor e-facturering als onderdeel van commerciële hygiëne, zoals het bevestigen van een afleveradres. Kleine aanpassingen, vroeg gedaan, houden facturen saai, en saaie facturen worden betaald.