Nel momento in cui invii una fattura attraverso l'UE, non stai solo "facendo la burocrazia", stai proteggendo il flusso di cassa. Se la fattura non può essere elaborata, il pagamento si ferma. Se il trattamento IVA è errato, il rischio ricade su di te. E le piccole imprese lo avvertono più rapidamente: una fattura in ritardo può piegare un intero mese.
Inizia con la parte che la maggior parte delle persone salta perché sembra ovvia: controlla se il tuo cliente dell'UE ha un numero di partita IVA valido. In termini semplici, questo decide se puoi fatturare al 0% IVA per una fornitura intra-comunitaria, o se potresti finire per dover pagare l'IVA olandese in seguito. L'ufficio delle tasse olandese è molto diretto al riguardo: entrambi i numeri di partita IVA devono essere sulla fattura e devi controllare il numero di partita IVA del cliente. E nota la sfumatura olandese: il numero che usi per i controlli transfrontalieri è il btw-id (numero di partita IVA), non il tuo “numero di tassa IVA” (omzetbelastingnummer). KVK avverte persino che controllare il numero olandese sbagliato può produrre il messaggio “non valido” e indirizzare le persone sulla strada sbagliata. Lo strumento VIES è il modo ufficiale dell'UE per verificare i numeri di partita IVA.
Cosa succede se non controlli e il numero di partita IVA risulta non valido al momento della fornitura? Allora il netto “0%” può diventare un costoso malinteso: l'autorità fiscale potrebbe trattarlo come se le condizioni non fossero state soddisfatte, e sei tu a doverlo sistemare, spesso con una fattura corretta, IVA aggiuntiva dovuta e un cliente che improvvisamente contesta il totale perché non ha mai previsto la tua IVA. Questo è esattamente il tipo di problema che appare piccolo nel foglio di calcolo e si sente grande nel conto in banca. È anche per questo che la formulazione della tua fattura è importante: per le forniture intra-comunitarie l'ufficio fiscale olandese si aspetta un'indicazione sulla fattura che si tratti di tale fornitura, con riferimenti che puoi utilizzare in qualsiasi lingua. (E quando si applica il reverse charge in generale, l'ufficio fiscale olandese è altrettanto chiaro: non mettere l'IVA sulla fattura e dichiarare che l'IVA è soggetta a reverse charge.
Ora il secondo cambiamento che si sta avvicinando alle micro-imprese: fatturazione elettronica. Una fattura elettronica non è “un PDF via email”. È una fattura strutturata (spesso XML/UBL) che i sistemi possono leggere e instradare, a volte attraverso una piattaforma governativa o una rete come Peppol. I paesi si stanno muovendo a velocità diverse, ma la direzione è una sola. L'Italia ha richiesto la fatturazione elettronica per le imprese registrate ai fini IVA tramite il suo sistema SDI dal 1 gennaio 2019. Il Belgio ha confermato la fatturazione elettronica strutturata obbligatoria per il B2B dal 1 gennaio 2026. La Francia sta lavorando con un avvio graduale dal 1 settembre 2026, con le piccole imprese che seguiranno in seguito. La Polonia ha firmato una piattaforma nazionale obbligatoria (KSeF) a partire dal 1 febbraio 2026. E la Germania richiede già alle imprese di poter ricevere fatture elettroniche conformi EN dal 1 gennaio 2025, con requisiti di emissione che saranno gradualmente introdotti.
In pratica, questo si manifesta nel modo più irritante: invii una fattura "perfettamente normale" e il cliente risponde: "Non possiamo accettare questo, per favore invialo tramite Peppol / SDI / la nostra piattaforma." Non c'è nulla di tecnicamente sbagliato nel tuo lavoro; la fattura semplicemente non può entrare nel loro processo di approvazione, quindi non può raggiungere il loro ciclo di pagamento. Se vuoi un'abitudine semplice che riduce uno stress sproporzionato, rendi questo parte dell'onboarding: quando concordi il contratto, chiedi come devono ricevere le fatture e se richiedono un formato o una rete specifici. Poi assicurati che il tuo software di contabilità possa produrre una fattura elettronica strutturata quando necessario (o che tu abbia un fornitore/portale pronto) e scrivi nei tuoi termini di pagamento cosa conta come "ricevuto" quando è coinvolta una piattaforma.
La conclusione serena è questa: non hai bisogno di un dipartimento fiscale per rimanere al sicuro, hai bisogno di una routine più rigorosa. Controlla il numero di partita IVA in VIES nel momento in cui è importante e conserva la prova del controllo. Metti i giusti numeri di partita IVA e la giusta formulazione sulla fattura. E tratta la prontezza alla fatturazione elettronica come parte dell'igiene commerciale, come confermare un indirizzo di consegna. Piccole modifiche, fatte in anticipo, mantengono le fatture noiose, e le fatture noiose vengono pagate.