La Ilusión del Email Marketing “Inocente”
La mayoría de las micro y pequeñas empresas tratan su estrategia de newsletter como un residuo: algo montado a toda prisa con unos cuantos clics y luego dejado en piloto automático. Total, no hace daño, ¿verdad? No estás recopilando historiales médicos ni construyendo modelos de IA. Solo envías actualizaciones.
Esa ilusión ha caducado.
En julio de 2024, la Autoridad Italiana de Protección de Datos (Garante) multó a una empresa con 45.000 € por una mala gestión en su sistema de email marketing. No fue por una filtración de datos. Ni por un escándalo de vigilancia. Solo... newsletters. Externalizadas, sin supervisión, y mal alineadas con los fundamentos del RGPD.
El mensaje para las microempresas neerlandesas es claro: digital ≠ invisible. Cada correo que envías califica como tratamiento de datos. Cada herramienta que usas, Mailchimp, HubSpot, freelancers, te somete a las obligaciones del Artículo 28 del RGPD. ¿Y cada fallo en documentar, controlar o justificar tu proceso? Es responsabilidad legal.
Cuando “Solo una Newsletter” Cuesta 45.000 €
El caso italiano es revelador precisamente por su normalidad. La empresa sancionada externalizó el envío de correos promocionales a socios externos. No hubo delito. No hubo hackeo. Solo una mala higiene operativa: nunca verificaron las garantías legales de sus encargados del tratamiento y entregaron datos de usuarios sin una supervisión significativa.
El Garante identificó dos fallos clave:
Sin diligencia debida. La empresa eligió a sus encargados del tratamiento sin comprobar su cumplimiento del RGPD ni exigir garantías adecuadas. Infracción directa de los artículos 28 y 83(2)(a). En particular, las herramientas utilizadas provenían de EE.UU. y España, y el proveedor estadounidense ni siquiera nombró un representante conforme al Artículo 27 del RGPD, lo cual agravó la situación.
Delegación ciega. Externalizaron tanto la operación como la responsabilidad, algo que el RGPD no permite jamás. Esto les costó una segunda infracción bajo el artículo 83(2)(b).
¿La multa? 45.000 €. ¿La defensa? “Pero nos dijeron que estaba bien.” Rechazada, como era de esperar.
No es drama italiano. Es derecho europeo, aplicable en los Países Bajos, y ya se está haciendo cumplir.
Doble Opt-In: No es Obligatorio, Pero es Indispensable
Aunque la multa se centró en la gestión de encargados, el Garante aprovechó para recordar un punto clave: el doble opt-in sigue siendo el estándar de oro para demostrar el consentimiento según el Artículo 7 del RGPD.
Es simple: el opt-in simple es fácil de falsear, difícil de defender. Cualquiera puede escribir un correo electrónico. Solo el doble opt-in (hacer clic en un enlace de confirmación) proporciona prueba clara de que el usuario se suscribió conscientemente.
No es un riesgo teórico. Si alguien presenta una reclamación y tu sistema no puede demostrar consentimiento válido, la carga de la prueba recae sobre ti. No es un riesgo. Es una trampa.
Sin Escapatoria en el Artículo 28: Sigues Siendo el Responsable
Externalizar no diluye tu responsabilidad. Si utilizas una herramienta SaaS o una agencia para enviar tus newsletters, tú sigues siendo el responsable del tratamiento. Lo que significa que:
- Debes verificar que cumplen con el RGPD.
- Debes firmar un DPA (Acuerdo de Tratamiento de Datos) antes de intercambiar datos.
- Debes documentar instrucciones: qué pueden hacer y qué no.
- Y debes supervisar que lo hagan.
- ¿Tu freelance olvidó incluir el enlace de baja? Es tu responsabilidad.
- ¿Tu herramienta SaaS actualizó los términos sin avisarte? Deberías haber estado pendiente.
El artículo 28 del RGPD no se interesa por lo pequeña que sea tu lista ni por lo “majo” que parezca tu proveedor. Le importa que hagas tu trabajo.
Dónde Fallan Habitualmente las PYMEs Neerlandesas
La verdad sin filtros: la mayoría de las micro y pequeñas empresas neerlandesas ya están incumpliendo el RGPD. No por malicia, sino por dejadez.
Patrones que vemos una y otra vez:
- Formularios de alta sin checkbox de consentimiento o con textos vagos (“¡Suscríbete para estar al día!” no es consentimiento).
- Sistemas con opt-in simple sin trazabilidad.
- Freelancers que ejecutan campañas sin contrato, sin instrucciones, sin supervisión.
- Uso de herramientas como Sendinblue o HubSpot sin leer el DPA ni verificar la ubicación de los datos.
- Incapacidad para probar cuándo o cómo alguien se suscribió (o se dio de baja).
No necesitas una auditoría informática para ver el problema. Solo necesitas mirar.
Mapa Real del Riesgo de No Cumplir con el Email Marketing
Problema | Artículo RGPD | Qué Significa Para Ti |
Sin opt-in claro en el registro | Art. 6(1)(a), Art. 7 | El consentimiento es inválido → todo tratamiento es ilegal |
Solo opt-in simple | Art. 7(1) | No puedes probar el consentimiento ante una auditoría o juicio |
Sin DPA con el proveedor | Art. 28(3) | Asumes toda la responsabilidad por sus errores |
Sin evaluación de socios | Art. 28(1) | El RGPD lo considera negligencia grave |
Sin opción de darse de baja | Art. 7(3), Art. 21 | Estás violando derechos básicos del usuario |
Cumplimiento = Respeto
Olvida el lenguaje legal un momento. Cuando alguien te da su correo, te está confiando algo. Esa confianza merece estructura, claridad y límites. De eso va realmente el RGPD.
Así que no, tu newsletter no es “solo una newsletter”. Es un proceso vivo, trazable, que implica datos personales, responsabilidad legal y una gestión ética. Si lo haces mal, pierdes más que el cumplimiento. Pierdes credibilidad.
Reflexión Final: Hazlo Una Vez, Hazlo Bien
No necesitas un ejército de abogados para arreglar tu sistema. Solo necesitas dejar de tratarlo como un accesorio.
Empieza aquí:
- Adopta el doble opt-in, sin discusión.
- Lee el DPA de tu proveedor, o cambia a uno que sí tenga.
- Limpia tus formularios: consentimiento explícito, propósito claro.
- Registra eventos de consentimiento: fecha, IP, origen.
- Evalúa a tus socios: ¿cumplen o solo son cómodos?
La privacidad no es papeleo. Es una prueba de seriedad.
Ponte serio. O prepárate para las multas. Ask ChatGPT
Head of Compliance and Legal Department
Francesco Cattaneo es el Jefe de Legal y Cumplimiento en XTROVERSO™. Abogado italiano calificado y experto en privacidad certificado por CIPP/E, conecta el derecho civil, la regulación digital y la gobernanza estratégica. Su escritura desafía la falsa división entre la ley y la innovación, mostrando cómo las reglas claras, cuando están bien elaboradas, no son límites, sino instrumentos de libertad, protección y diseño a largo plazo.
