Dutch businesses can face an additional VAT bill when purchase records do not support an input VAT deduction. A filed quarter may be questioned later when the actual supply, buying entity, or business use is unclear. An old accounting entry can then become a current cash problem.
Waarom dit belangrijk is
Een factuur en bijpassende betaling bewijzen niet de hele transactie. Het dossier moet laten zien wat is geleverd, welke rechtspersoon kocht en hoe de aankoop diende voor belaste omzet. Ontbreekt die koppeling, dan moet de ondernemer de afgetrokken btw mogelijk terugbetalen. Afhankelijk van de feiten kan ook een boete volgen. Het geld kan al zijn uitgegeven aan lonen, huur, voorraad of leveranciers.
Voorbeeld
Een advies-bv ontvangt een factuur met ‘projectondersteuning’ als omschrijving. De bv staat op de factuur en de betaling sluit aan. Het contract staat echter alleen in de privémail van de directeur. In het dossier ontbreken een opdracht, urenstaat, oplevering en projectkoppeling. Het werk kan echt zijn gedaan, maar de bv kan niet snel aantonen wat zij kocht en hoe dit klantwerk ondersteunde.
XTROVERSO tips
- Volg de hele inkooproute. Koppel de factuur aan het contract, de bestelling, levering, goedkeuring, betaling en boeking. Ook een medewerker buiten de transactie moet het dossier kunnen volgen.
- Controleer de rechtspersoon. Ga na of de contractpartij en factuurklant overeenkomen met de onderneming die de btw aftrekt. Leg aankopen of betalingen via de privérekening van een directeur uit.
- Onderbouw vage facturen. Bewaar een opdracht, e-mail, urenstaat, afleverbon of projectdossier bij omschrijvingen als ‘advies’, ‘ondersteuning’ of ‘kosten’.
- Controleer risicokosten vóór de aangifte. Bekijk ongebruikelijke, hoge, gemengde, directiegerelateerde en gelieerde kosten voordat u ze in de btw-aangifte opneemt.
- Houd dossiers toegankelijk. Facturen moeten meestal zeven jaar worden bewaard. Voor facturen over onroerende zaken geldt doorgaans tien jaar. Bestanden moeten leesbaar blijven na een software- of adviseurswissel.
Wilt u uw factuurroute en btw-dossiers praktisch laten controleren? Wij helpen zwakke dossiers opsporen voordat ze uw cash raken
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Linda Pavan. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel in dit artikel te vormen. AI is alleen gebruikt als hulpmiddel bij het opstellen. De definitieve Nederlandse tekst is persoonlijk nagekeken, geredigeerd en goedgekeurd door Linda Pavan voor publicatie.
