Cross-border telework remains on the 2026 Benelux agenda. Coordination work continues, but employers still face separate rules for business presence, salary tax and social security. Those rules affect payroll, insurance and employee records.
Waarom dit belangrijk is
Een Nederlandse werkgever kan thuiswerkenin België toestaan zonder dat direct een Belgische vaste inrichting ontstaat. Bij Nederlands-Belgische situaties leidt thuiswerken tot maximaal 50% van de jaarlijkse werktijd op zichzelf niet tot een vaste inrichting. Die grens gaat alleen over bedrijfsaanwezigheid. Loonbelasting hangt af van de feitelijke werkplek en verdragsvoorwaarden. Voor sociale zekerheid gelden eigen regels. De loonadministratie heeft echte werklocaties nodig, niet alleen de locaties in het contract.
Voorbeeld
Een werknemer woont bij Antwerpen en werkt voor een Nederlands adviesbureau in Breda. De afspraak is twee thuiswerkdagen en drie dagen op kantoor. Het thuiswerk kan binnen de grens voor een vaste inrichting vallen. Toch moet de loonadministratie elke werklocatie vastleggen. Ook de sociale zekerheid vraagt een aparte beoordeling. Gaat de werknemer drie dagen vanuit België werken, werk het dossier dan bij. Een oud contract en een Nederlandse loonstrook bevestigen de huidige behandeling niet.
XTROVERSO tips
- Breng vaste buitenlandse werkpatronen in kaart. Noteer welke medewerkers in het buitenland wonen of daar regelmatig werken. Maak onderscheid tussen structureel thuiswerken en een losse buitenlandse werkdag.
- Registreer de echte werklocaties. Houd één bruikbaar overzicht bij van Nederlandse, Belgische en andere werkdagen. Stem agenda’s, urenregistraties en reiskosten af vóór de loonrun.
- Voer drie aparte controles uit. Beoordeel vaste inrichting, loonbelasting en sociale zekerheid afzonderlijk. De grens van 50% geeft geen antwoord op alle drie.
- Verwerk wijzigingen vóór de loonrun. Laat medewerkers extra thuiswerkdagen, klantbezoeken en langere verblijven in het buitenland melden. Geef goedgekeurde wijzigingen door aan payroll.
- Wijs één dossierhouder aan. Maak één persoon verantwoordelijk voor het contract, de werkdagenregistratie, looninstructies en socialezekerheidsdocumenten. Vraag een adviseur welk bewijs het dossier nodig heeft.
- Neem administratie mee in de personeelskosten. Begroot kosten voor loonwijzigingen, advies en periodieke controles. Die kosten raken de kaspositie en de marge op het werk van de medewerker.
Wilt u uw grensoverschrijdende werkregistratie en loonproces laten controleren?
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Linda Pavan. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel in dit artikel te vormen. AI is alleen gebruikt als hulpmiddel bij het opstellen. De definitieve Nederlandse tekst is persoonlijk nagekeken, geredigeerd en goedgekeurd door Linda Pavan voor publicatie.
Bronnen
- Rijksoverheid - Latest Dutch policy position on Benelux cross-border telework
- Rijksoverheid - Benelux recommendation and policy ambition
- Rijksoverheid - Permanent-establishment risk for Netherlands-Belgium homeworking
- Belastingdienst - Wage-tax allocation and the 183-day treaty test
- Belastingdienst - Netherlands-Belgium treaty position for employees
- Rijksoverheid - Social-security exposure remains a separate track
- Rijksoverheid - Practical consequences of losing Dutch social-security coverage
