De loonadministratie kan afgesloten loonperiodes moeten corrigeren als een tijdelijke auto van de zaak tot bijtelling leidt. Privékilometers worden omgerekend naar een heel kalenderjaar als de auto slechts een deel daarvan beschikbaar is. Boven 500 kilometer geldt bijtelling voor de hele beschikbaarheidsperiode.
Waarom dit belangrijk is
Een tijdelijke auto gaat soms al mee met de werknemer voordat de salarisadministratie de voertuiggegevens heeft. Een rittenregistratie die laat binnenkomt, kan correcties, extra loonheffingen en vragen over het nettoloon veroorzaken. Het risico groeit als sleutels, overdrachtsdata en looninstructies in losse dossiers staan.
Voorbeeld
An employee has a company car from 1 July through 30 September. They drive 250 private kilometres in July and none later. Annualised, 250 kilometres becomes 1,000: 12 divided by 3, multiplied by 250. That exceeds the 500-kilometre limit. The taxable benefit applies in July, August and September. If July and August payroll have closed, corrections may be required.
XTROVERSO tips
- Leg de werkelijke beschikbaarheidsdata vast. Noteer wanneer de werknemer de auto kreeg en teruggaf. Begint of eindigt de beschikbaarheid in een maand, dan kan de loonadministratie per kalenderdag moeten rekenen.
- Controleer privékilometers vóór de loonrun. Bij drie maanden beschikbaarheid leidt meer dan 125 privékilometers na omrekening tot overschrijding van de grens. Controleer de rittenregistratie tijdens de periode, niet pas bij inlevering.
- Koppel het autodossier aan de salarisadministratie. Stuur cataloguswaarde, datum eerste toelating, CO2-categorie, eigen bijdrage en beschikbaarheidsdata naar de salarisadministratie.
- Bewaar bewijs in één dossier. Bewaar de rittenregistratie, sleutel- of app-toegang, verklaringen en looninstructies samen. Het label poolauto bewijst niet welke werknemer toegang had.
- Controleer afgesloten loonperiodes. Vergelijk de voertuiggegevens met eerdere loonrecords. Ontbrak de bijtelling, vraag dan de salarisadministrateur of correctieberichten nodig zijn.
Hulp nodig bij een tijdelijke auto, het dossier of de loonverwerking? Ons team kijkt met je mee
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Linda Pavan. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel in dit artikel te vormen. AI is alleen gebruikt als hulpmiddel bij het opstellen. De definitieve Nederlandse tekst is persoonlijk nagekeken, geredigeerd en goedgekeurd door Linda Pavan voor publicatie.
Bronnen
- Salaris Vanmorgen — Auto van de zaak voor drie maanden ter beschikking: bijtelling?
- Belastingdienst — Handboek Loonheffingen 2026
- Belastingdienst — Vervoer van de werkgever
- Belastingdienst — Bijtelling voor privégebruik
- Belastingdienst Kennisgroepen — Gebruik deelauto’s door werknemers
- Belastingdienst — Verklaring geen privégebruik auto
