Ook in 2026 draait de loonheffing om één vraag: schiet een werknemer kosten van de werkgever voor, of betaalt die een eigen uitgave? Echte intermediaire kosten vallen buiten het loon. Andere betalingen kunnen vrije ruimte gebruiken of belast loon zijn. Dit raakt looncodes en de eindheffing.
Waarom dit belangrijk is
Een bon toont een betaling, maar niet wie de leverancier moest betalen. Betaalt een werknemer een leverancier van het bedrijf, dan valt de terugbetaling meestal buiten het loon. Was de werknemer zelf de schuldenaar, dan kan de vergoeding loon zijn. De salarisadministratie beoordeelt dan een gerichte vrijstelling, nihilwaardering, belast loon of WKR-aanwijzing. Vaste vergoedingen vragen kostenonderzoek. Controleer opnieuw bij wijzigingen in reizen, thuiswerken, functie of autogebruik.
Voorbeeld
Een werknemer betaalt brandstof voor een auto van de zaak en wijn voor een klant. De manager keurt beide bonnen goed. Kocht de werknemer dit in opdracht en voor rekening van het bedrijf? Dan kan de terugbetaling buiten het loon en de vrije ruimte blijven. Controleer een vaste reisvergoeding als medewerkers thuiswerken, van functie wisselen of een auto van de zaak krijgen. De oude kostenberekening kan dan tekortschieten.
XTROVERSO tips
- Bepaal wie de leverancier moest betalen. Leg vast of de factuur of aankoop juridisch bij het bedrijf of bij de werknemer hoorde. Alleen een zakelijk doel bepaalt de fiscale behandeling niet.
- Splits de looncodes. Gebruik aparte codes voor intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen, belast loon en aangewezen WKR-loon. Boek niet iedere bon op één algemene onkostencode.
- Controleer recente declaraties. Neem een steekproef van brandstof, apparatuur, relatiegeschenken, maaltijden en kantoorartikelen. Koppel elke bon aan de opdracht, leverancier, het bedrag en het zakelijke doel.
- Herzie iedere vaste vergoeding. Bewaar het kostenonderzoek, de berekening, werknemersgroep, goedkeuringsdatum en laatste beoordeling in één dossier. Controleer opnieuw bij wijzigingen in werk, reizen of autogebruik.
- Vraag om een duidelijk WKR-overzicht. De salarisverwerker moet tonen welke betalingen vrije ruimte gebruiken en welke buiten het loon blijven. Los onduidelijke boekingen vóór de jaarafsluiting op.
Wilt u meer grip op onkosten en de WKR? Wij beoordelen uw looncodes, dossiers en vaste vergoedingen
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Linda Pavan. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel in dit artikel te vormen. AI is alleen gebruikt als hulpmiddel bij het opstellen. De definitieve Nederlandse tekst is persoonlijk nagekeken, geredigeerd en goedgekeurd door Linda Pavan voor publicatie.
Bronnen
- Belastingdienst — Handboek Loonheffingen 2026
- Belastingdienst — Werkkostenregeling
- Belastingdienst Kennisgroepen — Vaste kostenvergoeding voor uitzendkrachten
- Belastingdienst Kennisgroepen — Maaltijd via betaalkaart
- Belastingdienst Kennisgroepen — Laadkosten auto van de zaak
- Salaris Vanmorgen — Intermediaire kosten: wat valt hier wel en niet onder?
