Wanneer geld krap is, doet niets zo'n pijn als ontdekken dat je iemand maand na maand te veel hebt betaald, terwijl je druk bezig was met het bedienen van klanten, het achtervolgen van facturen en het team in beweging houden. In een beslissing van 7 januari 2026 van de Rechtbank Noord-Holland probeerde een werkgever meer dan €220.000 terug te vorderen als onverschuldigde betaling, maar zag die claim afgewezen worden. De praktische boodschap voor kleine werkgevers is helemaal niet filosofisch: als je geld het bedrijf verlaat via routinematige processen die je “vertrouwde”, kan het verrassend moeilijk zijn om het later terug te halen, vooral wanneer je eigen organisatie onderweg heeft goedgekeurd.
Hier is het kernidee in begrijpelijke taal. Onverschuldigde betaling volgens artikel 6:203 van het Burgerlijk Wetboek is simpelweg betaling zonder juridische basis. Als de werknemer kan aantonen dat er een basis was, een goedgekeurde berekening, een langdurige regeling, een handtekening van een directeur, of een consistente praktijk, dan is “maar het contract zegt…” misschien niet genoeg. In dit geval herhaalde de rechter het voor de hand liggende uitgangspunt (schriftelijke overeenkomsten leiden meestal), en accepteerde vervolgens dat andere, aanvullende overeenkomsten en goedkeuringen effectief het stuur hadden overgenomen. De conclusie van de werkgever dat de betalingen “onverschuldigd” waren, hield geen stand.
Dat is ongemakkelijk, omdat het het echte leven weerspiegelt. Een microbedrijf draait niet op perfecte papierwerk; het draait op snelheid, goodwill en “we lossen het later op.” Misschien heeft je salarisprovider een uurtarief geïmporteerd van een eerdere werkgever. Misschien werd een bonus of pensioencompensatie “tijdelijk” afgesproken in een vergadering en werd het vervolgens stilletjes permanent. Zodra die betalingen herhaaldelijk zijn goedgekeurd en verwerkt, lijken ze geen fout meer en beginnen ze eruit te zien als de deal. Dat is waar risico zich aandient: niet als een fraudefilm-drama, maar als kleine, onbetwiste beslissingen die een patroon vormen dat je bedrijf nu moet financieren.
De werkgever in dit geval heeft iets gewonnen, en het is nog belangrijker voor kleine teams, omdat tijd je schaarsste goed is. De rechtbank heeft de voormalige werknemer bevolen schadevergoeding te betalen (later te bepalen) voor het laten uitvoeren van werk door andere werknemers tijdens betaalde uren voor haar eigen eenmanszaak en voor privéklussen. De rechter stelde het duidelijk: privéwerk moet privé worden betaald, niet door de werkgever. Die lijn moet naast je tijdregistratie en je beleid voor “nevenactiviteiten” staan: als grenzen vaag zijn, verlies je niet alleen uren, je verliest vertrouwen, en je erft een rommelig bewijsprobleem wanneer je eindelijk duidelijkheid nodig hebt.
De rustige conclusie is niet "alles aanspannen totdat het bedrijf niet meer kan ademen." Het is kleiner en haalbaarder: behandel goedkeuringen als geld, omdat ze geld zijn. Beslis duidelijk wie salariswijzigingen, bonussen, pensioencompensaties, onkosten en uitzonderingen op verlof mag goedkeuren, en zorg ervoor dat die goedkeuringen op één plek traceerbaar zijn. Houd je kas- en "kas"-gewoonten (petty cash, vergoedingen, ad-hoc aankopen) saai en documenteerbaar, want "iedereen heeft het gezien" is niet hetzelfde als "we kunnen het bewijzen." En wanneer je merkt dat grenzen vervagen, personeel gunsten doet, nevenwerkzaamheden in werktijd sluipen, stel dan vroeg de verwachtingen bij, terwijl het nog een gesprek is in plaats van een rechtszaak. Zelfs de stap om eens per kwartaal te vragen: "Betalen we wat we denken dat we betalen?" kan je later een zeer dure verrassing besparen.
Vonnis Rechtbank Noord-Holland, 7 januari 2026, ECLI:NL:RBNHO:2026:94
