Een voormalig bestuurder is veroordeeld voor het opzettelijk niet bijhouden en overdragen van de bedrijfsadministratie tijdens een faillissement. Het strafvonnis in eerste aanleg laat zien dat ontoegankelijke boekhouding de afwikkeling van een faillissement kan belemmeren en grote gevolgen kan hebben voor bestuurders.
Waarom dit belangrijk is
De administratie laat zien wat klanten nog moeten betalen, welke leveranciersfacturen openstaan en of bank, btw en loonadministratie aansluiten. Een curator heeft die gegevens nodig om bezittingen, schulden en transacties vast te stellen. Wie de boekhouding uitbesteedt, moet zelf bij de eigen bestanden kunnen. De fiscale basisadministratie bewaart u meestal zeven jaar. Voor bepaalde gegevens over onroerende zaken geldt doorgaans tien jaar. Digitale bestanden moeten leesbaar blijven na een softwarewissel of het einde van de samenwerking met een boekhouder.
Voorbeeld
Op 10 januari 2025 vroeg de curator om informatie en boekhouding. De voormalig bestuurder reageerde niet. Volgens de rechter was de administratie over 2024 niet goed bijgehouden en bewaard. Daardoor kon de curator de financiële positie niet volledig uit de administratie vaststellen . De voormalig bestuurder kreeg een volledig voorwaardelijke gevangenisstraf van twee maanden, een proeftijd van twee jaar en een taakstraf van 180 uur. Deze strafzaak rond een faillissement ging om opzettelijk handelen en om de eigen feiten.
XTROVERSO tips
- Test een volledige export. Exporteer het grootboek, openstaande facturen, leverancierssaldi, bankgegevens, btw-bestanden, loonadministratie en brondocumenten. Controleer of iemand anders de bestanden kan openen en begrijpen.
- Leg systemen en toegangsrechten vast. Noteer wie beheerder is van boekhouding, bank, loonadministratie, facturatie, belastingportalen en documentopslag. Gebruik voor zakelijk beheer geen privé-e-mailadres.
- Sluit de administratie aan op de geldstromen. Vergelijk het grootboek met banksaldi, klantfacturen, leveranciersvorderingen en btw-aangiften. Onderzoek onverklaarde verschillen in plaats van alleen mappen op te schonen.
- Bescherm gegevens bij een softwarewissel. Sla vóór opzegging de gegevens, documenten en het controlespoor op in een leesbaar formaat. Controleer of het archief gedurende de bewaartermijn toegankelijk blijft.
- Houd een overdrachtsdossier bij. Beschrijf de gebruikte systemen, archieflocaties, beheerders, exportstappen en laatste aansluitingen. Werk het bij zodra een bestuurder, medewerker, boekhouder of adviseur vertrekt.
- Kom bij financiële druk eerder in actie. Controleer de administratie terwijl medewerkers, adviseurs en systemen nog beschikbaar zijn. Herstel wordt lastiger zodra accounts sluiten of samenwerkingen eindigen.
Wij controleren graag of uw bestanden, toegangsrechten en overdracht beschikbaar blijven als een bestuurder of boekhouder vertrekt
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Paolo Maria Pavan. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel in dit artikel te vormen. AI is alleen gebruikt als hulpmiddel bij het opstellen. De definitieve Nederlandse tekst is persoonlijk nagekeken, geredigeerd en goedgekeurd door Paolo Maria Pavan voor publicatie.
