Vanaf 1 juli 2030 gelden voor betrokken grensoverschrijdende B2B-transacties in de EU standaard e-facturen en digitale rapportage per transactie. Facturen moeten binnen tien dagen na de levering of dienst worden uitgereikt. Nederlandse regels voor binnenlandse B2B-e-facturatie zijn nog in ontwikkeling. Btw-controle komt daardoor dichter op elke verkoop te liggen.
Waarom dit belangrijk is
Factuurgegevens gaan sneller naar de Belastingdienst. Daardoor is er minder tijd om aan het eind van het kwartaal klantgegevens of btw-codes te herstellen. Een verkeerde statutaire naam, btw-nummer of dienstdatum kan doorwerken in de factuur, boekhouding en btw-rapportage. Een afgewezen factuur kan ook de betaling vertragen. Vóór verzending moeten contract, klantdossier, factuur en administratie bij elkaar passen.
Voorbeeld
Een Nederlandse adviseurrondt werk af voor een Franse klant. Die klant heeft een andere statutaire naam. Het btw-nummer staat in een oude e-mail en de dienstdatum alleen in de projectnotities. Bij veel B2B-diensten binnen de EU wordt de btw verlegd. Foute klantgegevens kunnen doorwerken in de factuur, btw-aangifte en opgaaf ICP. De klant kan betaling uitstellen totdat de juridische gegevens kloppen. Controleer het klantdossier, leg de dienstdatum vast en gebruik dezelfde btw-behandeling op de factuur en in het grootboek.
XTROVERSO tips
- Leg de feiten van iedere verkoop vast. Bewaar de statutaire naam, het btw-nummer, land, leverings- of dienstdatum en btw-behandeling bij elkaar. Laat belangrijke gegevens niet alleen in een e-mail of projectnotitie staan.
- Controleer btw-gegevens vóór facturatie. Controleer het btw-nummer en de juridische entiteit bij de start van de klantrelatie. Doe dit opnieuw als de naam, het land of de inkopende entiteit verandert.
- Koppel de factuur aan bewijs. Verbind de factuur met het contract, de bestelling, leveringsbon, urenstaat of het afgeronde werkdossier. Zorg dat de transactiedatum snel terug te vinden is.
- Wijs één verantwoordelijke aan. Bepaal wie verschillen oplost voordat de factuur wordt verstuurd. Dat kan de eigenaar, manager, boekhouder of financieel adviseur zijn.
- Controleer het proces vóór een softwareaankoop. Koop nog geen groot systeem voor 2030 zolang Nederlandse technische keuzes openstaan. Controleer eerst of bestaande dossiers en systemen dezelfde gegevens bevatten.
Wilt u uw klant-, factuur- en btw-gegevens controleren vóór de nieuwe rapportageregels ingaan?
De data, bronnen en analyse achter dit artikel zijn uitgevoerd door Paolo Maria Pavan. AI is niet gebruikt om bronnen te identificeren, de feitelijke basis op te bouwen of het analytische oordeel in dit artikel te vormen. AI is alleen gebruikt als hulpmiddel bij het opstellen. De definitieve Nederlandse tekst is persoonlijk nagekeken, geredigeerd en goedgekeurd door Paolo Maria Pavan voor publicatie.
Bronnen
- Rijksoverheid - Cross-border B2B e-invoicing and digital reporting
- Rijksoverheid - Dutch single VAT registration and OSS expansion
- Overheid.nl Wetgevingskalender - Legislative status of the single VAT registration pillar
- Rijksoverheid - Platform VAT rules for short-stay accommodation and passenger transport
- Belastingdienst - Current Dutch invoice administration requirements
- Belastingdienst - Invoice requirements for EU B2B services
- Rijksoverheid - ViDA e-invoicing and digital reporting report
