Etwa die Hälfte der niederländischen Organisationen hat in den letzten zwei Jahren Diebstahl oder Betrug erlebt. Bei kleinen Unternehmen liegt der durchschnittliche Verlust bei 180.000 €, wobei 42 % der Fälle auf schwache interne Kontrollen zurückzuführen sind.

Das Problem sind nicht immer unehrliche Menschen. In der Regel ist eine schwache Struktur der Übeltäter.

Wenn Ihr Unternehmen keine klaren Antworten darauf hat, wer eine Zahlung genehmigt hat, ob die Rechnung echt war oder ob der Mehrwertsteuervortrag gerechtfertigt war, haben Sie eine Kontrolllücke. 

Diese Lücke wirkt sich auf den Cashflow, die Steuerpositionen und Ihre Fähigkeit aus, sich in einer Prüfung oder Betrugsuntersuchung zu verteidigen.

Wo Kontrollen versagen

Die meisten Betrügereien beginnen nicht typischerweise mit gefälschten Dokumenten. Oft ermöglicht routinemäßige Nachlässigkeit, dass Probleme auftreten.

Sie erhalten eine Rechnung per E-Mail. Jemand leitet die Rechnung an die Buchhaltung weiter. Jemand anderes bezahlt die Rechnung, weil der Name des Lieferanten vertraut aussieht. Niemand überprüft, ob der rechtliche Name übereinstimmt, ob die IBAN sich geändert hat, ob die Dienstleistung erbracht wurde oder ob die Mehrwertsteuerdaten korrekt sind. In dieser Situation wird Ihr Buchungseintrag zum Mechanismus, durch den Geld das Unternehmen verlässt. 

Wenn der Eintrag falsch ist, sind die Zahlung, die Mehrwertsteuerbehandlung und das Managementreporting betroffen.

Die Belastingdienst verlangt, dass Ihre Verwaltung ordnungsgemäße Steuererklärungen unterstützt. Für juristische Personen verlangt das niederländische Zivilrecht Aufzeichnungen, die Ihre finanzielle Lage und Verpflichtungen zu jedem Zeitpunkt zeigen. 

Das ist nicht abstrakt. Das ist die Mindeststruktur, die Missbrauch erschwert und die Entdeckung beschleunigt.

Sieben praktische Prüfungen

1. Dokumentgenehmigung vor der ZahlungJede Zahlung über einen festgelegten Betrag muss von jemandem genehmigt werden, der nicht die Person ist, die die Rechnung bucht. In kleinen Unternehmen können Sie dies genehmigen, aber es muss ausdrücklich und nachvollziehbar sein.

2. Kontrolle von Änderungen der LieferantenstammdatenEin gefälschter oder geänderter Bankkonto ist riskanter als eine gefälschte Ausgabe. Wenn sich die Bankdaten ändern, bestätigen Sie dies direkt, verlassen Sie sich nicht auf die Rechnung.

3. Überprüfen Sie die Mindestdaten der Rechnung vor der BuchungÜberprüfen Sie die rechtlichen Namen, Adressen, Umsatzsteuerdetails, wo erforderlich, Rechnungsnummerierung, Lieferdatum, Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, steuerpflichtigen Betrag, Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag. Regelmäßige Überprüfungen helfen sicherzustellen, dass Verbindlichkeiten und Steueransprüche auf zuverlässigen Beweisen basieren.

4. Trennen von Bestellung, Empfang, Buchung und ZahlungDie vollständige Trennung der Aufgaben kann in den meisten kleinen Unternehmen eine Herausforderung sein. Dennoch kann selbst eine teilweise Trennung hilfreich sein. Eine Person kann den Empfang von Waren oder Dienstleistungen bestätigen, eine andere kann die Buchung vorbereiten, und Sie genehmigen die Zahlung. Dieser Ansatz zielt darauf ab, sicherzustellen, dass keine einzelne Person jeden Schritt einer Transaktion ohne Aufsicht abschließt.

5. Testen Sie Ihre PrüfspurWählen Sie zehn Transaktionen aus dem letzten Quartal aus und versuchen Sie, jede von Anfang bis Ende nachzuvollziehen: Anfrage, Genehmigung, Lieferantenprüfung, Rechnung, Buchungseintrag, Umsatzsteuerbehandlung, Zahlung und unterstützende Beweise. Wenn ein Schritt nicht nachvollzogen werden kann, kann dies darauf hindeuten, dass die Kontrollen weniger robust sind, als sie in Ihrem Software-Dashboard erscheinen.

6. Überprüfen Sie die Aufbewahrung von AufzeichnungenDie Belastingdienst verlangt von Unternehmen, Aufzeichnungen für 7Jahre, in einigen Fällen auch länger, aufzubewahren. Gesendete und empfangene Rechnungen müssen in der Form aufbewahrt werden, in der sie ausgestellt oder empfangen wurden. Wenn Beweise über Postfächer oder persönliche Geräte verstreut sind, haben Sie bereits vor dem Auftreten von Betrug eine Kontrollschwäche.

7. Überprüfung von Mehrwertsteuerrückforderungen mit einem Betrugsblickwinkel. Wenn Vorsteuer auf Rechnungen zurückgefordert wird, die nie ordnungsgemäß überprüft wurden, ist das Problem nicht mehr nur eine administrative Nachlässigkeit. Dies wird zu einer steuerlichen Haftung mit weit höheren Konsequenzen. Neueste FIOD-Fälle zeigen, dass falsche Rechnungen und falsche Mehrwertsteuerrückforderungen ein aktuelles Durchsetzungsproblem bleiben.

Was das in der Praxis bedeutet

Schwache Buchhaltungs- und Kontrollmechanismen schaffen für sich genommen keinen Betrug. Sie beseitigen die Hindernisse, die Betrug verhindern.

Das eigentliche Problem ist, ob Sie beweisen können, dass Ihre Transaktionen echt, autorisiert, korrekt erfasst und auch Jahre später noch nachvollziehbar sind. Wenn diese Struktur schwach ist, wird Betrug einfacher, die Entdeckung langsamer, und Sie verlieren die Kontrolle zweimal: zuerst über Bargeld, dann über die Erklärung.

Der richtige nächste Schritt ist nicht in Panik zu geraten. Beginnen Sie mit einer Überprüfung der Kontrollen. Überprüfen Sie Genehmigungen, Lieferantenänderungen, Rechnungsvalidierung, Aufbewahrung von Unterlagen und den Weg von der Transaktion zur Zahlung.

In einem kleinen Unternehmen ist diese Disziplin keine unnötige Bürokratie. Sie kann eine praktische Möglichkeit sein, Ihre Abläufe zu sichern.