Apie pusė Nyderlandų organizacijų per pastaruosius dvejus metus susidūrė su vagystėmis ar sukčiavimu. Mažoms įmonėms vidutinė nuostolių suma siekia 180 000 €, o 42% atvejų sukėlė silpnos vidinės kontrolės.
Problema ne visada yra nesąžiningi žmonės. Paprastai kaltininkas yra silpna struktūra.
Kai jūsų verslas neturi aiškių atsakymų apie tai, kas patvirtino mokėjimą, ar sąskaita buvo tikra, ar PVM reikalavimas buvo pagrįstas, turite kontrolės spragą.
Ši spraga veikia pinigų srautą, mokesčių pozicijas ir jūsų galimybę apsiginti audito ar sukčiavimo tyrimo metu.
Kur kontrolės žlunga
Dauguma sukčiavimų paprastai neprasideda nuo suklastotų dokumentų. Dažnai įprasta neatsargumas leidžia kilti problemoms.
Jūs gaunate sąskaitą el. paštu. Kas nors persiunčia sąskaitą buhalterijai. Kas nors kitas apmoka sąskaitą, nes tiekėjo pavadinimas atrodo pažįstamas. Niekas patikrina, ar teisinis pavadinimas atitinka, ar IBAN pasikeitė, ar paslauga buvo suteikta, ar PVM duomenys yra teisingi. Šioje situacijoje jūsų apskaitos įrašas tampa mechanizmu, per kurį pinigai palieka verslą.
Jei įrašas neteisingas, mokėjimas, PVM apdorojimas ir valdymo ataskaitos visi yra paveikti.
Belastingdienst reikalauja, kad jūsų administracija palaikytų tinkamus mokesčių pateikimus. Teisinėms asmenybėms Nyderlandų civilinis kodeksas reikalauja, kad būtų laikomi įrašai, kurie rodo jūsų finansinę padėtį ir įsipareigojimus bet kuriuo metu.
Tai nėra abstraktu. Tai minimalus struktūrinis reikalavimas, kuris apsunkina piktnaudžiavimą ir pagreitina aptikimą.
Septyni praktiniai patikrinimai
1. Dokumentų patvirtinimas prieš mokėjimąKiekvienas mokėjimas, viršijantis nustatytą sumą, turi būti patvirtintas asmens, kuris nėra sąskaitos faktūros užsakymo vykdytojas. Mažose įmonėse galite tai patvirtinti, tačiau tai turi būti aišku ir atsekama.
2. Kontroliuokite tiekėjų pagrindinių duomenų pakeitimusNetikras arba pakeistas banko sąskaitos numeris yra rizikingesnis nei netikros išlaidos. Jei banko duomenys keičiasi, patvirtinkite tiesiogiai, nesikliaukite sąskaita.
3. Patikrinkite minimalius sąskaitos faktūros duomenis prieš užsakymąPatikrinkite teisėtus pavadinimus, adresus, PVM duomenis, jei reikia, sąskaitų numeraciją, pristatymo datą, prekių ar paslaugų aprašymą, apmokestinamą sumą, PVM tarifą ir PVM sumą. Reguliariai atliekant šiuos patikrinimus, užtikrinama, kad įsipareigojimai ir mokesčių reikalavimai remiasi patikimais įrodymais.
4. Atlikite užsakymų, gavimo, užsakymo ir mokėjimo atskyrimąVisiškas pareigų atskyrimas gali būti sudėtingas daugelyje mažų įmonių. Tačiau net ir dalinis atskyrimas gali padėti. Vienas asmuo gali patvirtinti prekių ar paslaugų gavimą, kitas gali paruošti užsakymą, o jūs patvirtinate mokėjimą. Šis požiūris siekia užtikrinti, kad nė vienas asmuo nebaigtų kiekvieno sandorio žingsnio be priežiūros.
5. Išbandykite savo audito takąPasirinkite dešimt sandorių iš paskutinio ketvirčio ir bandykite rekonstruoti kiekvieną nuo pradžios iki pabaigos: užklausa, patvirtinimas, tiekėjo patikrinimas, sąskaita, buhalterinės apskaitos įrašas, PVM tvarkymas, mokėjimas ir palaikantys įrodymai. Jei bet kuris žingsnis negali būti sekamas, tai gali rodyti, kad kontrolės yra mažiau tvirtos, nei atrodo jūsų programinės įrangos informacijos suvestinėje.
6. Patikrinkite įrašų saugojimąBelastingdienst reikalauja, kad įmonės saugotų įrašus 7 metus, kai kuriais atvejais ilgesniais laikotarpiais. Išsiųstos ir gautos sąskaitos turi būti saugomos tokia forma, kokia jos buvo išduotos arba gautos. Jei įrodymai yra išsklaidyti po pašto dėžutes ar asmeninius įrenginius, turite kontrolės silpnumą net prieš prasidedant sukčiavimui.
7. Peržiūrėkite PVM reikalavimus su sukčiavimo perspektyva. Jei įvestas PVM yra atgautas už sąskaitas, kurios niekada nebuvo tinkamai patikrintos, problema nebeapsiriboja administraciniu neatsargumu. Tai tampa mokesčių rizika, turinčia daug didesnes pasekmes. Naujausi FIOD atvejai rodo, kad netikros sąskaitos ir netikri PVM reikalavimai išlieka aktualia vykdymo problema.
Ką tai reiškia praktikoje
Silpni buhalterinės apskaitos kontrolės savaime nesukuria sukčiavimo. Jos pašalina kliūtis, trukdančias sukčiavimui.
Tikrasis klausimas yra tai, ar galite įrodyti, kad jūsų sandoriai yra tikri, įgalioti, teisingai užfiksuoti ir vis dar atsekami po metų. Kai ši struktūra yra silpna, sukčiavimas tampa lengvesnis, aptikimas lėtesnis, ir jūs prarandate kontrolę du kartus: pirmiausia dėl grynųjų pinigų, tada dėl paaiškinimo.
Teisingas kitas žingsnis nėra panika. Pradėkite nuo kontrolės peržiūros. Patikrinkite patvirtinimus, tiekėjų pakeitimus, sąskaitų validavimą, įrašų saugojimą ir kelią nuo sandorio iki mokėjimo.
Mažoje įmonėje ši disciplina nėra nereikalinga biurokratija. Tai gali būti praktiškas būdas apsaugoti jūsų veiklą.
