Il giorno in cui la mia macchina del caffè è diventata il mio capo
Erano le 06:43. La macchina del caffè mi fissava con la sua lucetta arrogante: decalcificare ora. Esitai. Non perché non sapessi come fare, tre pulsanti, dieci minuti, finito, ma perché non riuscivo a decidere se farlo prima o dopo l’email, prima o dopo aver controllato i conti, prima o dopo aver preparato un audit di conformità per un cliente che ancora pensa che l’ESG sia una truffa fiscale.
La fissai. Lei lampeggiò di rimando. Me ne andai.
Quella mattina, come molte altre, non ero il responsabile GRC di ZENTRIQ™. Non ero lo stratega, né l’uomo che disegna i framework per i CEO.
Ero un essere umano stanco che evitava l’ennesima decisione.
Ed è proprio questo il problema.
Perché non è solo una questione personale, ma strutturale
Tendiamo a trattare la “decision fatigue” come un problema di stile di vita: dormi di più, medita, delega. Lo scaffale dell’auto-aiuto ne è pieno.
Ma dal mio punto di osservazione, tra sale riunioni, trincee normative e il sottobosco psico-sociale della disfunzione aziendale, la stanchezza decisionale non è un difetto di benessere.
È un difetto di governance.
Se un sistema è davvero ben governato, non chiede alle persone di prendere 400 micro-decisioni al giorno. Assorbe quella complessità. La ammortizza. Protegge i leader dal burnout traducendo il giudizio in struttura.
La governance, quella vera, serve a proteggere la cognizione, non solo la conformità.
Da CEO a tuttofare in 200 decisioni al giorno
Secondo una ricerca della Cornell University, un adulto prende in media 35.000 decisioni al giorno. Circa 200 solo legate al cibo. Ora immagina un CEO di una piccola impresa, senza Chief of Staff, senza strati di middle management. Non sta prendendo decisioni strategiche tutto il giorno. Sta approvando fatture, decidendo se il logo del fornitore va a sinistra o a destra, rispondendo ai messaggi su WhatsApp a mezzanotte dall’amministratore riguardo all’IVA.
Questa non è leadership.
È erosione cognitiva travestita da imprenditorialità.
E nelle micro e piccole imprese, che costituiscono il 75% delle aziende europee, questa erosione è endemica. Non è un dato sulla salute mentale. È un dato di rischio di governance.
La stanchezza decisionale indebolisce i controlli, e l’etica
Ecco cosa ho visto in 25 anni:
- La stanchezza decisionale aumenta la probabilità di scorciatoie informali: approvazioni verbali, controlli saltati, modifiche non documentate per il cliente.
- Diluisce la compliance: “Sistemiamo la policy più avanti” diventa la norma strutturale.
- Apre le porte alla governance ombra: dove la fiducia sostituisce la tracciabilità, e “abbiamo sempre fatto così” prende il posto del processo.
Tutto questo è invisibile. Fino all’audit. O peggio: fino allo scandalo.
Cosa dovrebbe davvero fare la governance
Un sistema di governance degno del suo nome non crea solo policy. Crea sollievo decisionale.
Ecco come:
- Ridurre le decisioni a basso valore: automatizzare il matching delle fatture, la due diligence sui fornitori, i promemoria documentali. Un CEO non dovrebbe approvare manualmente gli scontrini del pranzo.
- Codificare ruoli ed escalation: nel momento in cui “Chi decide?” è poco chiaro, nasce l’attrito. E l’attrito erode la disciplina.
- Inserire cuscinetti, non colli di bottiglia: un buon sistema rallenta le decisioni sbagliate senza bloccare quelle buone.
- Proteggere la banda cognitiva: ogni scelta di governance deve rispondere a questa domanda: “Permetterà al leader di pensare meglio, più a lungo e più in profondità?”
Questa non è burocrazia. È design cognitivo.
Storia personale #2: Il giorno in cui ho ignorato una bandiera rossa
Anni fa mi fidai di un fornitore con un fascino impeccabile e una documentazione un po’ meno impeccabile. Avevo una sensazione negativa, ma ero stanco, con quattro report in ritardo, e pensai: “Approvato. Se si rompe, lo sistemiamo.”
Si è rotto.
Male.
Oggi, quella bandiera rossa è un caso di studio nel nostro sistema di compliance ZENTRIQ™. Ma ci è voluto un fallimento per capire che neanche il mio giudizio è immune se il mio sistema non è adeguato.
Cosa puoi fare già oggi (anche se non sei pronto per un framework)
- Elenca 10 decisioni che prendi ogni settimana e che qualcun altro potrebbe gestire. Poi delegane 3, questo mese.
- Fai l’audit della tua giornata: prendi le decisioni più importanti prima o dopo pranzo? (Suggerimento: punta al prima.)
- Crea dei default. Decidi una volta sola, non ogni giorno. (La mia macchina del caffè ora si decalcifica ogni 30 giorni, in automatico. Vince lei.)
- Dì no alla yes fatigue. Più “sì” dici alle micro-decisioni, meno lucidità avrai per quelle strategiche.
Governare sé stessi è comunque governance
Governare un’azienda è, prima di tutto, governare una mente.
Per costruire fiducia negli altri, devi prima proteggere la chiarezza in te stesso.
La stanchezza decisionale non è un tuo difetto. È un segnale del tuo sistema. Ascoltalo. Ristruttura. Reagisci.
E ricordati: quella macchina del caffè che lampeggia è forse più onesta di molti dashboard. Ti sta dicendo che qualcosa sta ostruendo il flusso.
Liberalo. Prima che allaghi tutto.
Co-Creator of Xtroverso | Head of Global GRC @ Zentriq
Paolo Maria Pavan is the structural mind behind Xtroverso, blending compliance acumen with entrepreneurial foresight. He observes markets not as a trader, but as a reader of patterns, tracking behaviors, risks, and distortions to guide ethical transformation. His work challenges conventions and reframes governance as a force for clarity, trust, and evolution.
