Belastingdienst nesirūpina, kaip esate užimtas. Jis rūpinasi, ar jūsų PVM administracija yra kontroliuojama. Kiekviena sąskaita, kurią užregistruojate, turi apimti privalomą informaciją, o jūsų apskaita turi palengvinti įrašų atsekamumą iki palaikančių dokumentų.
Daugumai įkūrėjų problema nėra tyčinė. Tai įprotis. Jūs gaunate sąskaitą, suma atrodo teisinga, tiekėjas pažįstamas, todėl ją patvirtinate ir judate toliau. Dokumentas įtraukiamas į jūsų apskaitą, PVM atskaičiuojamas, o mokėjimas išsiunčiamas.
Bet jei sąskaita neturi tiekėjo PVM numerio, neturi aiškaus paslaugos aprašymo arba trūksta tinkamos pristatymo datos, jūs silpninate savo PVM poziciją, to nesuvokdami.
Ką iš tikrųjų reikalauja Belastingdienst
Jūs galite atskaityti PVM tik už verslo išlaidas, jei gaunate sąskaitą, kurioje nurodytas PVM, sąskaita atitinka PVM sąskaitos reikalavimus, o prekės ar paslaugos buvo suteiktos. Verslininkas turi galėti tai įrodyti.
Privalomi sąskaitos duomenys apima:
- Tiekėjų ir klientų pilnus vardus ir adresus
- Tiekėjo PVM identifikavimo numeris
- Sąskaitos data
- Unikalus nuoseklus sąskaitos numeris
- Aiškus prekių ar paslaugų aprašymas
- Tiekimo ar pristatymo data
- Suma be PVM
- Taikomas PVM tarifas
- PVM suma
Jei trūksta bet kurios iš šių dalių, sąskaita yra neišsami. Tai ne tik popierizmas, tai sukuria mokesčių riziką. Jei jūsų klientas gauna iš jūsų neišsamią sąskaitą, jis neturės teisės į PVM atskaitą. PVM tampa nepageidaujamomis išlaidomis, kurių jie neatsigaus. Jie atmes jūsų sąskaitą ir pareikalaus pataisytos versijos.
Jei užregistruojate neišsamią sąskaitą, neturite pagrindo PVM atskaitymui, nors ir užfiksavote išlaidas.
Kur įkūrėjai klysta
Dažniausia klaida yra supainioti komercinį pagrįstumą su administraciniu pakankamumu.
Manote: "Aš pažįstu šį tiekėją, suma teisinga, taigi sąskaita yra tinkama." Tačiau Nyderlandų mokesčių administracija nesiremia pažinimu. Ji remiasi atsekamumu ir dokumentuotu pagrindu.
Antroji klaida yra manyti, kad mažos sumos neturi reikšmės. Kai kuriais atvejais taikomos specialios taisyklės, pavyzdžiui, sąskaitoms, kurių suma yra 100 € ar mažiau, įskaitant PVM. Tačiau tai nereiškia, kad "bet koks neformalus dokumentas yra priimtinas."
Trečioji klaida yra leisti buhalterinės apskaitos programinei įrangai pakeisti sprendimą. Programinė įranga importuoja PDF failus ir siūlo įrašus. Ji nenustato, ar sąskaita yra pakankamai išsami, ar paslaugos aprašymas yra gynybinas, ar PVM logika atitinka įsigytus daiktus.
Ketvirtoji klaida yra saugoti failą, nesaugant jo vientisumo. Belastingdienst leidžia skaitmeninį saugojimą, tačiau tik tuo atveju, jei skanavimas ar skaitmeninė kopija yra teisingas ir išsamus originalo atvaizdas. Neryškus PDF, dalinis ekrano nuotrauka ar redaguotas dokumentų archyvas pažeidžia įrodymų grandinę.
Penktoji klaida yra manyti, kad rizika baigiasi po apmokėjimo. Taip nėra. Jums reikia saugoti sąskaitas ir susijusią administraciją 7 metus, o kai kuriais atvejais 10 metų, pavyzdžiui, duomenims, susijusiems su nekilnojamuoju turtu.
Ką patikrinti prieš rezervuojant
Prieš tai, kai sąskaita faktūra pateks į jūsų apskaitą kaip normalus priimtas rezervavimas, peržiūrėkite keturis dalykus:
1. Ar sąskaita faktūra yra formaliai užpildyta? Patikrinkite, ar visi reikiami laukai yra užpildyti. Jei trūksta, pažymėkite kaip neišsami, kol bus ištaisyta.
2. Ar PVM apdorojimas yra pagrįstas? Patikrinkite, ar galite apginti PVM atskaitą. PVM, nurodytas dokumente, nėra pakankamas.
3. Ar rezervacija gali būti lengvai atsekama? Užtikrinkite, kad sąskaita faktūra būtų lengvai susieta su sąskaitos įrašu ir atvirkščiai. Jei rezervacijos greitai nesutampa su sąskaitomis faktūromis, jūsų procesas yra per silpnas.
4. Ar saugoma versija yra pilna ir patvari? Archyvuokite tik pilnas, tikslias originalus arba skaitmenines kopijas. Venkite ekrano nuotraukų ar neišsamių nuskaitymų.
Ką tai reiškia jūsų verslui
Neišsami sąskaita faktūra nėra tik smulkmena. Nyderlandų verslo aplinkoje tai silpnina jūsų PVM poziciją, pakenkia administracinei kontrolei ir sukelia išvengiamas korekcijas.
Tikrasis pavojus nėra viena bloga sąskaita faktūra. Tai silpnų dokumentų normalizavimas, kad administracija atrodytų organizuota, bet išliktų trapus.
Daugiau nei1,78 milijono ZZP'eriųregistruotų Nyderlanduose, savarankiško užimtumo mastas sukuria didelę PVM atitikties riziką.
Viena bauda už nesilaikymą sąskaitų faktūrų reikalavimų gali siekti iki 5 278 €.
Nesilaikymas reikalavimų gali turėti tiesioginių finansinių pasekmių jūsų verslui.
Ką daryti dabar
Peržiūrėkite savo sąskaitų faktūrų priėmimo standartą. Apibrėžkite, kurie sąskaitų faktūrų trūkumai blokuoja įrašymą. Įsitikinkite, kad PVM atgaunate tik ten, kur tiek dokumentas, tiek pagrindinė operacija yra pagrindžiami.
Praktiška vidinė taisyklė gerai veikia mažoms įmonėms: be pilno sąskaitos faktūros, nėra galutinio apskaitos įrašo, nėra PVM reikalavimo be peržiūros.
Laikykite išlaidas laikinai neaiškioje arba laukiančioje peržiūros darbo eigoje, tačiau neleiskite, kad jos tyliai taptų švariu, galutiniu apskaitos faktu, kol dokumentas nėra gynybai.
Tai nėra biurokratija. Tai minimalus disciplina, reikalinga, kad jūsų apskaita būtų patikima.
