Jūsų buhalterija nėra popierizmas. Tai yra įrodymų sluoksnis tarp jūsų verslo ir Valstybinės mokesčių inspekcijos. 

Kai sluoksnis yra silpnas, mokesčių institucija nepriklausomai įvertina jūsų pajamas ir pelną. 

Įrodinėjimo naštą perkelia jums.

Tai nėra atitikties pageidavimas. Tai yra apsaugos klausimas.

Ką saugo tvarkinga buhalterija

Jūsų administracija saugo keturis dalykus: jūsų mokesčių padėtį. Jei nerodote, kas įvyko, kodėl tai įvyko ir kaip tai pateko į jūsų deklaraciją, jūsų skaičiai tampa pažeidžiami. 

Valstybinė mokesčių inspekcija tikisi, kad įrašai bus išsamūs, atsekami ir kontroliuojami. Trūkstama dokumentacija sukelia įvertinimus ir palūkanų mokesčius.

Be tinkamų įrašų, prarandate prieigą prie tokių susitarimų kaip mažųjų įmonių PVM schema ar investicijų atskaitymas. Prasta buhalterija nepadidina nuostolių. Ji pašalina teisėtą pelną.

Jūsų pinigų srautų matomumas. Vėlyvas ar neišsamus pajamų pripažinimas iškreipia jūsų maržas. Įkūrėjų išmokų ir verslo išlaidų maišymas pašalina sprendimų kokybės įžvalgas net prieš atsirandant mokesčių problemoms.

Jūsų gebėjimas ginti savo skaičius. Jei mokesčių institucija rytoj užduos klausimų, ar atsakysite iš įrašų ar iš atminties? Čia yra jūsų testas.

Ką apima Nyderlandų administracijos įsipareigojimai

Įsipareigojimas apima ne tik sąskaitas faktūras ir banko išrašus. Jūsų administracija apima sutartis, korespondenciją, darbotvarkes, programinę įrangą ir duomenų failus, grynųjų pinigų užrašus, laikinas skaičiavimus ir kilometrų ataskaitas, kur tai yra aktualu.

Pagrindiniai įrašai, tokie kaip jūsų pardavimų žurnalas, pirkimų žurnalas, gautinos sumos, mokėtinos sumos ir bendrasis žurnalas, turi būti saugomi 7 metus. Kai kurie OSS įrašai reikalauja 10 metų. Laikymo laikotarpis neprasideda, kai sukuriate dokumentą. Jis prasideda, kai pasibaigia dabartinė vertė. 

3 metų nuomos sutarties atveju, įrašus saugote 7 metus po sutarties pabaigos.

Jei pakeitėte programinę įrangą, nutraukėte prenumeratas ar perkėlėte failus, patvirtinkite, kad archyvuoti duomenys yra skaitomi visą laikymo laikotarpį. 

Išlaikyti spausdintą skaitmeninių failų kopiją nepakanka, kad atitiktų Nyderlandų laikymo įsipareigojimą. Turite išlaikyti ankstyviausią skaitmeninį formatą ir užtikrinti, kad programinė įranga būtų prieinama.

Kur įkūrėjai klysta

Manoma, kad išorinių paslaugų teikimas pašalina riziką, yra klaida. Jūsų buhalteris tvarko apskaitą, tačiau jums reikia prieigos prie duomenų. Jei pagrindiniai įrašai yra neišsamūs, pavėluoti ar nesuderinti, jūsų rizika išlieka.

Apskaitos sumažinimas iki sąskaitų faktūrų ir banko išrašų. Belastingdienst pavyzdžiai yra platesni. Įkūrėjai dažnai išsaugo išbaigtus rezultatus, prarasdami darbo įrodymus po jais. Kontrolės problemos prasideda ten.

Apie apskaitą galvojama tik tada, kai reikia mokėti mokesčius. Silpna apskaita pasireiškia anksčiau pačioje įmonėje. Pavėluotos gautinos sumos nėra sekamos. 

Maržos spėjamos, o ne matuojamos. PVM pozicijos pasirodo kaip staigmenos. Iki to laiko, kai atsiranda mokesčių problema, valdymo problema jau buvo kelis mėnesius.

Supainioti įprastą praktiką su teisinga praktika. Mažos įmonės dažnai maišo asmenines ir verslo išlaidas, vėliau įkelia kvitus arba atkuria sandorius iš atminties. 

Šios praktikos yra įprastos, o ne tvirtos.

Ką dabar patikrinti

Pradėkite nuo paprasčiausio testo. Ar galėtumėte paaiškinti praėjusio ketvirčio pajamas, išlaidas, PVM, gautinas sumas, mokėtinas sumas ir įkūrėjų išėmimus iš savo įrašų, neatskurdami istorijos ranka?

Jei ne, peržiūrėkite šiuos punktus: Patikrinkite, ar kiekvienas sandoris jūsų administracijoje yra susietas su jūsų mokesčių deklaracija. Patvirtinkite, kad pardavimų, pirkimo sąskaitos faktūros, banko operacijos, grynųjų pinigų judėjimai ir PVM kodai visi tiesiogiai ir logiškai susiję.

Patikrinkite, ar saugote visus palaikančius įrodymus. Kiekvienam sandoriui užtikrinkite, kad atitinkami sutartys, el. laiškai, skaičiavimai ir duomenų failai būtų prieinami, o ne tik sąskaitos faktūros PDF.

Ar vis dar turite prieigą prie senų skaitmeninių įrašų? Jei pakeitėte sistemas, patvirtinkite, kad archyvuoti duomenys išlieka skaitomi ir kad programinė įranga vis dar yra prieinama. Peržiūrėkite, kaip taikote saugojimo taisykles. 

Kiekvienam dokumentui užduokite klausimą: 

Ar jo aktualumas tęsiasi po sukūrimo datos? Atitinkamai koreguokite saugojimo laikotarpį.

Įvertinkite, ar visi asmeniniai ir verslo sandoriai yra atskirti jūsų administracijoje. Perkategorizuokite bet kokius sumaišytus sandorius aiškumui ir gynybai.

Kiekvienai PVM pozicijai jūsų įrašuose patikrinkite, ar yra aiškūs dokumentai, patvirtinantys taikomą PVM apdorojimą. Užtikrinkite, kad šie įrašai tiesiogiai įrodytų reikalaujamas sąlygas.

Pagrindinė mintis

Tvarkinga buhalterija yra jūsų gynybinės infrastruktūros dalis. Ji palaiko teisingus deklaracijas, išsaugo jūsų prieigą prie finansinių privalumų, apsaugo jus mokesčių ginčuose ir suteikia patikimą vaizdą apie tai, ką daro verslas.

Jei ji silpna, rizika neapsiriboja tik didesniu administravimu vėliau. Rizika yra ta, kad jūsų verslą bus sunku paaiškinti, sunku valdyti ir sunku ginti.

Jums nereikia tapti buhalteriu. Jums reikia žinoti, ar jūsų administracija gamina įrodymus, ar tik dokumentus. 

Verslo apsauga prasideda čia.