Manote, kad buhalterinės apskaitos problema yra techninė. Programinė įranga neteisinga, arba buhalteris kažką praleido, arba įrašus reikia taisyti. Daugumoje mažų įmonių Nyderlanduose tikroji problema yra aukščiau. Tai įkūrėjo elgesys.
Belastingdienst nesirūpina, ar esate užimtas, greitai augate, ar "dar viską tvarkote." Turite sukurti ir palaikyti tinkamą administracinę paramą savo mokesčių pozicijai. Jūsų įrašai turi būti pilni, atsekami ir prieinami mažiausiai septynis metus.
Kai kvitai lieka kišenėje, sąskaitos išrašomos vėlai, asmeninės išlaidos praeina per verslo sąskaitą, arba į buhalterinius klausimus atsakote savaitėmis po to, kai jie buvo užduoti, jūsų administracija nustoja būti kontrolės sistema. Ji tampa rekonstrukcijos darbu.
Kas nutinka, kai įkūrėjo elgesys sugadina buhalterinę apskaitą
Jūsų administracija nėra skirta tik Belastingdienst. KVK tai aiškiai nurodo: jūsų administracija yra tai, kaip valdote įmonę. Ji rodo, kas buvo uždirbta, kas dar skolinga, kas turi būti sumokėta ir ar verslas yra stabilus.
Kai vėluojate su dokumentais, PVM deklaracija pateikiama remiantis nepakankama informacija. Kai sumaišote verslo ir asmenines išlaidas, jūsų pranešamas pelnas yra neteisingas. Kai sąskaitos trūksta arba nėra tinkamai saugomos, prarandate galimybę paremti atskaitymus ar PVM atgavimo vėliau.
Bloga buhalterinė apskaita pirmiausia pablogina sprendimų priėmimą ir antra, sukuria mokesčių riziką.
Įkūrėjas, kuris laiku nepateikia dokumentų, nesukelia nepatogumų buhalteriui. Jūs silpninate pinigų srautų matomumą, didinate korekcijos riziką ir darote ataskaitas mažiau patikimas.
Įkūrėjas, kuris iš to paties srauto moka mišrias privačias ir verslo išlaidas, nesukuria "chaoso." Jūs sukuriate neaiškumą dėl to, kas yra atskaitoma, kas yra privatu ir kas vėliau reikalauja korekcijos.
Belastingdienst yra aiškus: kur išlaidos turi tiek verslo, tiek asmeninį pobūdį, tik verslo dalis yra atskaitoma.
Kur tai praktikoje vyksta neteisingai
Dažniausios buhalterinės apskaitos silpnybės yra elgesio modeliai, apsirengę administracinėmis problemomis.
Vėlyvas įkūrėjo indėlis.Jūs siunčiate pirkimo faktūras po to, kai PVM deklaracija yra pateikta, pamirštate laiku išrašyti pardavimo faktūras arba atsakote į buhalterinės apskaitos klausimus po kelių savaičių. Ataskaitos remiasi spragomis, o ne faktais.
Remonto mąstymas.Jūs manote, kad išorinis buhalteris ar apskaitininkas "vėliau viską sutvarkys." Olandų administraciniai įsipareigojimai lieka jums. Net jei buhalterinė apskaita yra perduota, verslo įrašai vis tiek turi egzistuoti ir būti išsaugoti.
Privataus-verslo užteršimas.Jūs naudojate įmonės kortelę mišrioms išlaidoms, mokate verslo išlaidas privačiai be tinkamų įrašų arba patogumo sumetimais įrašote abejotinas prekes kaip "verslo išlaidas." Tai yra vienas greičiausių būdų prarasti aiškumą dėl pelningumo.
Įkūrėjo išskirtinumas.Verslas turi tvarkingą procesą darbuotojams, tiekėjams ir klientams, tačiau jūs savo išlaidas, išėmimus ir sprendimus laikote kaip išorinį procesą. Čia buhalterinė apskaita tampa nepatikima.
Veiklos painiojimas su įrodymais.„Aš turėjau išlaidų“ nereiškia, kad galiu tai tinkamai pagrįsti. Belastingdienst reikalauja, kad įrašai būtų saugomi originalia forma, skaitmeniniu ar popieriniu formatu.
Ignoruojant korekcijos etapą.Kai buhalterija skubama arba remiasi neišsamiomis informacijomis, dažnai atidėliojamos korekcijos. Jei PVM deklaracija yra neteisinga, korekcija yra privaloma. Nuo 2025 m. sausio 1 d. papildoma deklaracija turi būti pateikta per 8 savaites po to, kai buvo nustatyta, kad buvo deklaruota per mažai PVM.
Ką dabar patikrinti
Pradėkite nuo elgesio, o ne nuo programinės įrangos.
Patikrinkite, ar įkūrėjo išlaidos yra atskirtos nuo įmonės išlaidų. Jei ne, jūsų buhalterijos problema yra struktūrinė.
Patikrinkite, ar pardavimo sąskaitos faktūros išrašomos laiku ir ar pirkimo sąskaitos faktūros, kvitai, sutartys ir palaikanti korespondencija yra apdorojami buhalterijos procese laiku.
Patikrinkite, ar turite šaltinio dokumentus kiekvienam dideliam balansui. Jei skaičius yra žurnale, bet neturite dokumentų sekos, buhalterija yra formaliai užpildyta, bet operatyviai silpna.
Patikrinkite, ar privatūs ar mišrūs išlaidų įrašai yra registruojami per daug atsainiai. Atsargiai peržiūrėkite kelionių, telefonų, namų biuro, maisto, renginių, prenumeratų ir automobilių išlaidas. Tai yra tipinės sritys, kur „įprasta praktika“ ir „teisingas apdorojimas“ dažnai skiriasi.
Patikrinkite, ar jūsų dokumentų saugojimo ir prieigos disciplina yra reali. Dokumentų buvimas vieną kartą nėra pakankamas. Jūs vis tiek turite galėti prieiti prie jų, įskaitant skaitmeninius įrašus ir, jei reikia, programinės įrangos aplinką, reikalingą jiems perskaityti.
Patikrinkite, ar jūsų dabartinė PVM pozicija priklauso nuo įvertinimų, vėluojančių dokumentų ar neatsakytų klausimų. Jei taip, peržiūrėkite, ar dabar reikia atlikti korekciją, o ne po metų pabaigos.
Patikrinkite, ar jūsų buhalteris ar buhalteris gauna informaciją pakankamai anksti, kad galėtų kontroliuoti, o ne per vėlai, kad galėtų taisyti. Šis vienintelis skirtumas dažnai žymi skirtumą tarp administracijos, kuri saugo verslą, ir tos, kuri dokumentuoja žalą vėliau.
Pagrindinė mintis
Mažose įmonėse buhalterijos problema nėra kompetencijos trūkumas finansų funkcijoje. Tai įkūrėjo elgesys aukščiau.
Kai vėluojate, esate neformalus, neoficialus ar nekonsekventiškas, buhalterija tai atspindės. Prarandate finansinį matomumą, silpninate mokesčių gynybą, didinate korekcijos riziką ir darote verslą sunkiau valdomu.
Švari buhalterija nesukuriama programine įranga ar išoriniu paslaugų teikimu. Ji prasideda, kai priimate, kad jūsų elgesys yra dalis vidaus kontrolės aplinkos.
