XTROVERSO AI
- Pagrindinė tezė: „Žinau, ką turėjau omenyje“ nėra galiojantis apskaitos kontrolės metodas — įkūrėjo atmintis nepakeičia patikimų, tikrinamų apskaitos įrašų.
- Nyderlandų mokesčių (Belastingdienst) ir civilinė teisė reikalauja administracijų, leidžiančių trečiosioms šalims suprasti, sekti ir tikrinti įrašus, nepasiteisindamos įkūrėjo.
- Norint atgauti PVM, sąskaitos faktūros turi turėti konkrečius duomenis (vardai/adresai, sąskaitos faktūros data/ numeris, prekių/paslaugų aprašymas, pristatymo data, sumos be PVM, PVM tarifas, PVM suma).
- Dažna klaida: supainioti pripažinimą (žinoti apie sandorį) su tinkama dokumentacija; vien pripažinimas nepakanka mokesčių ar audito tikslais.
- Pavyzdinė rizika: kortelės mokėjimai be sąskaitų faktūrų ar palaikančios dokumentacijos negali patikimai pagrįsti PVM atskaitymų ar išlaidų klasifikacijos.
Penki kontrolės metodai, kurie padaro apskaitą tikrinamą:
- Kiekviena materialinė išlaida turi šaltinio dokumentą.
- Apskaitos aprašymai paaiškina verslo tikslą.
- Bet kurie privatūs elementai yra atskirti arba pašalinti.
- Įrašai saugomi originalioje formoje (skaitmeninėje/popierinėje, kaip gauti).
- Įrašai gali būti atgauti, kai reikia, ir laikomi reikiamus laikymo laikotarpius.
- Laikymo reikalavimai: laikyti pagrindinius apskaitos duomenis ir sąskaitas faktūras 7 metus (10 metų nekilnojamojo turto susijusioms sąskaitoms faktūroms).
- Praktiniai patikrinimai: peržiūrėti neseniai įkūrėjo kortelės mokėjimus, kompensacijas, akcininkų pervedimus, keliones, maitinimą, prenumeratas ir bendrąsias apskaitos eilutes (bendros išlaidos, įvairios, rinkodara).
Kiekvienam materialiam išlaidų patikrinimui:
- Šaltinio dokumento buvimas.
- Teisiškai reikalaujama sąskaitos informacija PVM apdorojimui.
- Aiškus įrašų aprašymas verslo tikslui.
- Bet kuri privati dalis yra identifikuota ir atskirta.
- Originalios formos išsaugojimas ir atkuriamumas.
- Valdymo pastaba BV: įrašai turi leisti direktoriui, akcininkui, buhalteriui, inspektoriui, kuratoriui ar teisėjui suprasti įmonės teises ir pareigas be žodinio atkūrimo.
- Dažna operacinė klaida: pirmiausia įrašyti ir vėliau paaiškinti dažnai lemia nuolatines nepaaiškintas knygų prekes ir didėjančią auditų/mokesčių riziką.
- Silpnų dokumentų pasekmės: prasta ataskaita, mokesčių rizika, galimos Belastingdienst apytikslės apyvartos/pelno vertinimai ir valdymo nesėkmės juridiniams asmenims.
- Rekomenduojami veiksmai: peržiūrėti paskutinio ketvirčio įrašus pagal penkis kontrolės punktus, greitai ištaisyti silpnus įrašus, įtvirtinti discipliną mėnesio uždaryme ir užtikrinti, kad kiekviena materialinė transakcija būtų suprantama ir patikrinama be įkūrėjo paaiškinimo.
Dauguma buhalterinės apskaitos problemų mažose įmonėse neprasideda nuo sukčiavimo, programinės įrangos ar mokesčių sudėtingumo.
Jos prasideda nuo neformalaus įkūrėjo mąstymo: "Žinau, už ką buvo mokama," "Prisiminsiu, kodėl tai įrašėme," arba "tai akivaizdu."
Olandų praktikoje tai nėra kontrolė. Jūsų administracija turi būti pakankamai gera, kad jūsų mokesčių deklaracijos būtų užpildytos teisingai ir kad Belastingdienst galėtų jas tinkamai peržiūrėti.
Dėl PVM turite išlaikyti buhalterinės apskaitos sistemą, kurią gali kontroliuoti Belastingdienst, o PVM sumos, kurias reikia sumokėti ir atgauti, turi būti aiškios iš administracijos.
Dėl BVs ir kitų juridinių asmenų Nyderlandų civilinė teisė eina toliau: administracija turi būti palaikoma taip, kad juridinio asmens teisės ir pareigos būtų žinomos visada.
Ką tai reiškia praktikoje: sąskaitos įrašas yra kontroliuojamas tik tada, kai kitas asmuo supranta, seka ir tikrina įrašą, nesiklausdamas, ką jūs "turėjote omenyje."
Kodėl įkūrėjo atmintis nėra knygos kontrolė
Knyga nėra privatus atminties pagalbininkas. Tai yra verslo įrašas. Jei sandorio prasmė egzistuoja tik įkūrėjo galvoje, kontrolė nepavyko.
Dažniausia klaida yra supainioti atpažinimą su dokumentacija. Jūs atpažįstate tiekėjo pavadinimą, mokėjimo sumą ar pokalbį apie sandorį ir manote, kad atpažinimas yra pakankamas. Tai nėra.
Daugelio įrašų, ypač tų, kurie turi PVM pasekmių, įrašas turi stovėti pats. Belastingdienst reikalauja, kad sąskaitose būtų nurodyti konkretūs duomenys: vardai ir adresai, sąskaitos data, sąskaitos numeris, kokios prekės ar paslaugos buvo pristatytos, pristatymo data, suma be PVM, PVM tarifas ir PVM suma.
Paimkite paprastą pavyzdį. Jūs sumokate 1 250 EUR kortele internetu ir užsirašote tai kaip marketingą. Po mėnesių įmonės įrašuose nėra sąskaitos, nėra kampanijos nuorodos ir nėra užrašo, nurodančio, ar išlaidos susijusios su verslo skatinimu, asmeniniu prekės ženklu ar mišiniu.
Jūs galite nuoširdžiai prisiminti ketinimą. Bet PVM atskaitymui ketinimas nėra pakankamas.
Belastingdienst teigia, kad PVM galima atskaityti tik tada, jei prekės ar paslaugos naudojamos apmokestinamoms verslo veikloms, turite atitinkamą PVM sąskaitą, prekės ar paslaugos buvo suteiktos ir įrodote, kad atskaitymas yra pagrįstas.
Penki kontrolės, kurios padaro jūsų apskaitą testuojamą, o ne patikimą
1. Kiekvienas materialus išlaidos turi šaltinio dokumentą
Banko išrašas įrodo, kad pinigai buvo perkelti, tačiau neįrodo, kas buvo įsigyta, jos verslo pobūdžio, PVM atitikties ar teisingos apskaitos klasifikacijos. Šis skirtumas ypač svarbus internetinėms prenumeratoms, platformų reklamai, kelionėms, maistui, kompensacijoms ir steigėjų išlaidoms, susijusioms su asmeniniu gyvenimu.
2. Užsakymo aprašymas padaro verslo tikslą suprantamą
Perkėlimas, pažymėtas kaip "avansas", "įvairūs" arba "marketingas", gali slėpti akcininko paskolą, asmeninį mokėjimą, darbuotojų išlaidas arba nededukotinę išlaidą. Apskaitos pasekmė yra prasta ataskaita. Veiklos pasekmės yra silpnas pinigų srauto vertinimas ir nepatikima maržos analizė. Mokesčių pasekmė yra ta, kad atskaitymai ar PVM atgavimo galimybės neišlaiko peržiūros.
3. Asmeniniai elementai yra atskirti arba neįtraukti
Belastingdienst skiria verslo ir asmenines išlaidas ir teigia, kad ten, kur išlaidos turi tiek verslo, tiek asmeninį pobūdį, tik verslo dalis yra atskaitoma. Jei asmeninis elementas dominuoja, išlaida visai nėra atskaitoma. Problema nėra tik tai, ar turėjote verslo motyvą, bet ar įrašai pakankamai aiškiai palaiko verslo dalį, kad būtų galima tai teisingai klasifikuoti.
4. Įrašai saugomi originalia forma
Belastingdienst teigia, kad administraciniai įrašai turi būti saugomi originalia forma, nesvarbu, ar tai skaitmeninė, ar popierinė, nebent taikomos ribotos išimtys mažai administracijai, kuri gali būti kontroliuojama per protingą laiką. Jūs nesaugote skaitmeninių failų tik kaip spausdintinių kopijų, jei skaitmeniniai originalai turėjo būti išsaugoti. Tas pats taikoma ir sąskaitoms, kurias gaunate ar siunčiate: jos turi būti saugomos tokia forma, kokia buvo gautos ar išduotos.
5. Įrašai gaunami, kai to reikia
Valstybinė mokesčių inspekcija teigia, kad administracijos pagrindiniai duomenys, įskaitant pardavimų ir pirkimų įrašus, debitorių ir kreditorių įrašus bei bendrąją knygą, turi būti saugomi 7 metus. Sąskaitos faktūros taip pat turi būti saugomos 7 metus, o sąskaitos faktūros, susijusios su nekilnojamuoju turtu, - 10 metų.
Silpna dokumentacija nesustiprėja su amžiumi. Tai tampa sunkiau ginama, nes žmonės, kurie "žinojo, ką turėjo omenyje", pamiršta, išeina arba nesugeba atkurti faktų.
Ką patikrinti savo knygoje
Pradėkite nuo įrašų, kurie labiausiai priklauso nuo įkūrėjo interpretacijos. Peržiūrėkite paskutinius 3–6 mėnesius įkūrėjo kortelių mokėjimų, kompensacijų, akcininkų susijusių pervedimų, kelionių, maitinimo, prenumeratų ir knygos eilučių, tokių kaip bendros išlaidos, įvairios išlaidos ar rinkodara.
Jei nepriklausomas vertintojas mato, kas įvyko iš pačio failo, kontrolė veikia. Jei ne, kontrolė yra silpna.
Kiekvienam reikšmingam išlaidų įrašui patikrinkite penkis dalykus:
- Ar yra šaltinio dokumentas?
- Ar tas dokumentas turi teisiškai reikalaujamą sąskaitos faktūros informaciją, nuo kurios priklauso PVM apdorojimas?
- Ar įrašo aprašymas daro verslo tikslą suprantamą?
- Ar yra kokių nors privačių elementų, kurie turėjo būti atskirti arba pašalinti?
- Ar įrašas išlaikytas originalioje versijoje ir saugomas taip, kad vėliau būtų galima jį gauti?
Tai nėra biurokratiniai smulkmenos. Tai minimalios sąlygos knygai, kuri buvo išbandyta, o ne tiesiog pasitikėta.
BV atveju pridėkite vieną valdymo klausimą: jei direktorius, bendrasavininkas, buhalteris, inspektorius, kuratorius ar teisėjas turėtų suprasti šios įmonės padėtį iš įrašų, ar teisės ir pareigos būtų žinomos be žodinio atkūrimo iš įkūrėjo?
Tai yra tikrasis standartas, užtikrinantis tinkamą administravimą juridiniame asmenyje.
Pagrindinė esmė
"Žinau, ką turėjau omenyje" nėra apskaitos kontrolė. Tai asmeninis atsarginis variantas. Atsarginis variantas žlunga, kai kas nors kitas remiasi įrašais.
Olandų verslo praktikoje standartas nėra tai, ar prisimenate sandorį, bet ar administracija padaro sandorį suprantamą, palaikomą ir kontroliuojamą.
Kai šios disciplinos trūksta, problema nėra tik administracinė. Tai tampa ataskaitų silpnybe, mokesčių rizika ir, juridiniams asmenims, valdymo nesėkme.
Antra klaida yra pirmiausia užsirašyti ir vėliau paaiškinti. Tai vyksta užimtose mikro ir mažose įmonėse. Mokėjimas užregistruojamas pagal bendrosios apskaitos kodą, kad viskas judėtų, o palaikymas pridedamas vėliau. Arba taip planuojama. Vėliau dažnai neateina.
Tada įrašas išlieka sąskaitose be patikimo paaiškinimo, ir ketvirtis po ketvirčio, apskaita tampa vis sunkiau pasitikėti.
Kai administracija yra nebaigta, Belastingdienst įspėja, kad jie patys nustatys apyvartą ir pelną, po to turėsite įrodyti, kad vertinimas yra neteisingas.
Ką daryti dabar:
Peržiūrėkite savo paskutinio ketvirčio įrašus pagal penkis aukščiau nurodytus kontrolės punktus.
Ištaisyti silpnus įrašus prieš jiems kaupantis.
Įtraukite discipliną į savo mėnesinio uždarymo procesą.
Įsitikinkite, kad kiekviena medžiaginė transakcija yra suprantama, sekama ir testuojama, nereikalaujant klausti, ką turėjote omenyje.
Jūsų apskaitos knyga turėtų veikti be jūsų paaiškinimų.
Duomenys, šaltiniai ir analizė, pateikti šiame straipsnyje, buvo atlikti Lindos Pavan. Dirbtinis intelektas nebuvo naudojamas šaltiniams identifikuoti, faktinei bazei kurti ar analitiniam vertinimui, pateiktam čia, gaminti. Dirbtinis intelektas buvo naudojamas tik kaip rašymo pagalbininkas. Galutinis anglų kalbos tekstas buvo asmeniškai peržiūrėtas, redaguotas ir patvirtintas autoriaus prieš publikaciją. Bet kokios išverstos versijos yra dirbtinio intelekto sugeneruotos iš originalaus anglų kalbos teksto.
Naudoti oficialūs šaltiniai
- Mokesčių tarnyba, Sukurkite administraciją savo mokesčių deklaracijoms
- Mokesčių tarnyba, Kas turi vesti PVM administraciją?
- Mokesčių tarnyba, Ką administruojate dėl PVM?
- Mokesčių tarnyba, Kokius reikalavimus turi atitikti sąskaitos faktūros jūsų PVM administracijai?
- Mokesčių tarnyba, Kokį PVM galite atskaityti?
- Mokesčių tarnyba, Verslas ar privatus?
- Mokesčių tarnyba, Kaip saugote savo administraciją?
- Mokesčių tarnyba, Išsaugokite savo sąskaitas faktūras
- Wetten.nl, Civilinis kodeksas, knyga 2, straipsnis 10
