Dauguma mažųjų įmonių tvarko apskaitą kas ketvirtį. Jos renka sąskaitas, laukia PVM termino, tada sudeda viską į vietas. Tai yra įprasta. Tačiau tai yra vienas greičiausių būdų prarasti kontrolę dėl mokesčių, pinigų srauto ir sprendimų.
Nyderlanduose taisyklė nėra formuluojama kaip fiksuota savaitinė ar mėnesinė atnaujinimo pareiga. Reikalavimas yra griežtesnis: jūsų administracija turi būti pilna, išsaugota ir kontroliuojama.Belastingdienstreikalauja, kad jūsų apskaita aiškiai parodytų, kiek PVM yra mokėtina arba atgautina bet kuriuo metu.
Pagrindinis klausimas nėra apie minimalų dažnumą. Tai: kaip dažnai turiu atnaujinti savo apskaitą, kad mokesčių deklaracijos, verslo sprendimai ir įrašai būtų patikimi?
Daugumai Nyderlandų mikro ir mažųjų įmonių tai reiškia bent kartą per savaitę. Kai kuriais atvejais - kasdien.
Ką tai reiškia praktikoje
Apskaita nėra mokesčių archyvas. Tai jūsų verslo veikimo atmintis.
Atsakymas priklauso nuo verslo tipo:
Įkūrėjas, turintis tik kelias mėnesines sąskaitas ir be darbuotojų, gali palaikyti tvarkingus įrašus su disciplinuota savaitine rutina.
Įmonė, turinti mažmeninės prekybos grynųjų pinigų, daug sąskaitų, kortelių mokėjimų ar dažnos skolininkų veiklos, turi atlikti beveik kasdienius įrašus ir suderinimus.
Įmonė, turinti darbuotojų, turi papildomą sudėtingumą. Belastingdienst reikalauja, kad atlyginimų įrašai būtų atnaujinti, nes jie lemia atlyginimų mokesčių deklaracijas. Atlyginimai turi būti reguliariai atnaujinami.
PVM ciklas yra svarbus. Dauguma įmonių teikia ataskaitas kas ketvirtį, tačiau jei deklaracijos ar mokėjimai vėluoja, Belastingdienst reikalauja mėnesinių ataskaitų. Prasta buhalterija vėliau sukelia daugiau atitikties darbo.
Atnaujinkite savo knygas prieš kylant neaiškumams, o ne tik po ketvirčio, kai to prašo jūsų buhalteris, arba kai jūsų banko balansas atrodo neteisingas.
Kur įmonės klysta
Pirmas klaida yra painioti terminų laikymąsi su administracine kontrole. Galite galvoti: "Mano PVM deklaracija buvo pateikta laiku, taigi knygos yra tvarkingos."
Tačiau PVM deklaracija, parengta iš skubiai atlikto darbo, nėra kontrolės įrodymas. Tai yra rekonstrukcijos užduotis esant spaudimui.
Antra klaida yra manyti, kad išorinių paslaugų teikimas perkelia atsakomybę.
Tai nėra tiesa. Net kai tarpininkas tvarko ataskaitas, jūs vis tiek esate atsakingas už savo deklaracijų administravimą ir tikslumą.
Trečia klaida yra palikti knygas užnugaryje, kai verslas keičiasi.
Jei įrašai vėluoja šešias ar aštuonias savaites, jūs priimate svarbius sprendimus naudodamiesi istorija, o ne dabartiniais duomenimis.82% mažų įmoniųžlunga dėl prasto pinigų srauto valdymo. Pelno popieriuje neužtenka nuomai, komandai ar tiekėjams.
Ketvirta klaida yra laikyti šaltinius dokumentus tarsi tai būtų pačios knygos. Sąskaitų išsaugojimas aplanke nėra naudojama administracinė sistema. Neapdoroti dokumentai nėra valdymo informacija.
Penkta klaida yra neįvertinti silpnos administracijos pasekmių.
Jei jūsų administracija yra neišsami arba nepakankamai ilgai saugoma, Belastingdienst pats nustato apyvartą ir pelną. Naštą tenka jums įrodyti, kad vertinimas yra neteisingas. Vėlyvi knygų atnaujinimai silpnina jūsų įrodymų poziciją.
Ką patikrinti
1. Patikrinkite savo įrašų vėlavimą. Kiek dienų atsilieka žurnalas? Ne pašto dėžutė. Ne buhalterio portalas. O tikrasis žurnalas. Jei esate daugiau nei savaitę atsiliekantis mažoje įmonėje su reguliaria veikla, silpninate PVM patikimumą, debitorių matomumą ir išlaidų kontrolę.
2. Suderinkite savo atnaujinimo ritmą su savo rizikos profiliu
Veiksminga taisyklė mažoms Nyderlandų įmonėms:
• Kas savaitę daugumai paslaugų įmonių su vidutiniu sandorių kiekiu
• Kelis kartus per savaitę arba kasdien įmonėms, turinčioms grynųjų pinigų, atsargų, daug tiekėjų sąskaitų, internetinių parduotuvių srautų ar dažnų kortelių operacijų
• Kas mėnesį yra per lėta, jei turite darbuotojų, pasikartojančių PVM sudėtingumų, greitų išlaidų judėjimo ar griežtos likvidumo
3. Patikrinkite, ar bankas yra suderintas. Jei žurnalas atnaujintas, bet bankas nesuderintas, žurnalas vis tiek yra silpnas. Jūs priimate sprendimus remdamiesi tuo, kas patenka į sąskaitą, o ne ketinimais.
Dabartinė banko suderinimas dažnai yra aiškiausia riba tarp buhalterijos, kurią iš tikrųjų naudojate, ir buhalterijos, skirta parodyti.
4. Patikrinkite, ar pardavimai, išlaidos ir PVM yra matomi prieš ketvirčio pabaigą. Pusėje PVM laikotarpio turėtumėte sugebėti įvertinti:
• Parduodamos sąskaitos
• Dideli neapmokėti debitoriai
• Įvestas PVM ant išlaidų
• PVM, mokėtinas už apyvartą
• Neįprasti koregavimai. Jei negalite, jūsų atnaujinimo dažnumas yra per mažas jūsų verslo realybei.
5. Patikrinkite atlyginimų apskaitą atskirai, jei turite darbuotojų. Kai turite darbuotojų, apskaitos laiku atlikimas nėra tik apie pirkimo sąskaitas ir PVM. Atlyginimų duomenys niekada neturėtų būti palikti atidėtuose darbuose, laukiančiuose ketvirčio pabaigos valymo. Atlyginimų administravimas reikalauja griežtos mėnesinės disciplinos, dažnai griežtesnės nei likusios apskaitos.
6. Patikrinkite duomenų saugojimą ir audito parengimą. Belastingdienst reikalauja, kad pagrindiniai įrašai būtų saugomi mažiausiai 7 metus. Kai kuriems nekilnojamojo turto susijusiems įrašams saugojimo laikotarpis yra 10 metų.
Apskaitos atnaujinimo procesas turi būti ne tik laiku. Jis taip pat turi palikti audituojamą struktūrą.
Pabaiga
Atnaujinkite savo apskaitą taip dažnai, kaip reikia, kad verslas būtų finansiškai tikslus ir operatyviai skaitomas.
Daugumai Nyderlandų mikro ir mažų įmonių savaitinis atnaujinimas yra minimalus protingas standartas. Įmonėms, turinčioms darbuotojų, didelį sandorių kiekį, grynųjų pinigų veiklą ar siaurus pelno maržus, kasdieniai arba beveik kasdieniai atnaujinimai dažnai yra vienintelis atsakingas ritmas.
Nyderlandų sistema neapdovanoja už vėlyvą apskaitos tvarkymą; ji apdovanoja už tai, kad tai darote laiku. Ji tikisi valdomos administracijos, teisingų ataskaitų ir įrašų, kurie būtų pakankamai stiprūs, kad atlaikytų peržiūrą.
Jei jūsų apskaita atnaujinama tik artėjant pateikimo terminui, jūs nevaldote knygų. Jūs su jomis pasivijate.
