Kai samdote savo pirmą darbuotoją Nyderlanduose, jūsų verslas pasidalina į dvi administracines sistemas. Viena yra jūsų finansinė apskaita. Kita yra atlyginimų administravimas. Dauguma įkūrėjų planuoja bruto atlyginimą ir mano, kad likusi dalis yra procedūrinė. Ši prielaida sukuria pirmąją spragą.
Jūs nepridedate mėnesinių išlaidų. Jūs įeinate į reguliuojamą ataskaitų teikimo struktūrą, veikiančią paraleliai su jūsų apskaita, atsakydami į skirtingus terminus ir turėdami skirtingas baudas, kai padarote klaidų.
Prieš pradedant įdarbinimo žingsnius, aiškiai nurodykite, kas turėtų būti paruošta prieš darbuotojo atvykimą.
Registruokitės kaip darbdavys prieš pirmąją dieną.
Registruokitės su Belastingdienst kaip darbdavys ne vėliau kaip tą dieną, kai pradeda dirbti jūsų pirmas darbuotojas. Tai suteikia jums loonheffingennummer (atlyginimų mokesčių numerį). Jums reikės šio numerio kiekvienam dokumentui ir kiekvienai komunikacijai su mokesčių institucija.
Informuokite KVK pateikdami pakeitimo formą 14, kad praneštumėte, jog samdote darbuotojus.
Kas nutiks, jei pavėluosite: jūsų atlyginimų dokumentai nebus apdoroti teisingai. Jūs susidursite su administraciniais pataisymais, kol dar nesukūrėte pirmo atlyginimų ciklo.
Patvirtinkite tapatybę ir surinkite atlyginimų duomenis prieš pradedant darbą.
Prieš darbuotojui pradedant dirbti, turite:
- Patikrinti jų originalų tapatybės dokumentą asmeniškai.
- Išlaikyti aiškų kopiją savo atlyginimų įrašuose.
- Surinkti jų Piliečio paslaugų numerį (BSN)
- Surinkite visą reikiamą atlyginimų informaciją naudodami Modelį opgaaf gegevens voor de loonheffingen
Tai nėra neprivaloma, administratore; tu tuo pasirūpinsi vėliau. O Nyderlandų darbo institucija audituoja šiuos įrašus. Trūkstama dokumentacija sukuria nedelsiant atitikties riziką.
Teisingai sukurkite atlyginimų struktūrą.
Jūsų atlyginimų sąrašas (loonstaat) turi daugiau nei tik bruto atlyginimą. Įtraukite:
- Atostogų išmoką (8% įstatyminis minimumas, paprastai mokama gegužę arba birželį)
- Kelionių išlaidos
- Verslo automobilio išlaidos, jei taikoma
- Geriausios ar premijos
- Bet kokie kiti apmokestinami arba neapmokestinami komponentai
Jei šiuos dalykus tvarkote neformaliai arba tiesiog įrašote juos į savo apskaitą be atlyginimų peržiūros, sukuriate neatitikimą tarp to, ką mokate, ir to, ką pranešate. Šis neatitikimas vėliau pasireiškia kaip mokesčių korekcija arba darbuotojo ginčas.
Planuokite bendras darbdavio išlaidas, o ne tik bruto atlyginimą
Jūsų mėnesinės darbuotojų išlaidos apima:
- Bruto atlyginimą
- Atlyginimų mokesčio išskaičiavimą (loonheffingen)
- Darbuotojų draudimo įmokas
- Darbdavio sveikatos draudimo įnašą (werkgeversheffing Zvw, maždaug 6,51% iki €75,864)
- Atlyginimų administravimo išlaidas
Bendros darbo išlaidos paprastai viršija bruto atlyginimą 20–35 procentais. Jei jūsų pinigų srautų prognozė atsižvelgia tik į sutartą atlyginimą, jau esate nepakankamai planavę.
Nedelsdami supraskite ligos riziką.
Nyderlandų darbdaviai tęsia ligos metu sergančio darbuotojo atlyginimo mokėjimą iki dviejų metų, mokėdami ne mažiau kaip 70 procentų atlyginimo. Praktikoje daugelis kolektyvinių darbo sutarčių reikalauja 100 procentų pirmuosius metus.
Tai nėra personalo politika. Tai likvidumo rizika. Įmonė su mažais pelnais ir be rezervų per kelias savaites pereina nuo "mes samdome, kad augtume" prie "mes kovojame su pinigų srautų laiku", kai darbuotojas praneša apie ligą.
Pagrindinė mintis:Prieš samdydami, modeliuokite, kas nutiks, jei darbuotojas bus sergantis tris mėnesius, šešis mėnesius ar ilgiau. Jei scenarijus sugadina jūsų pinigų srautą, nesate pasiruošę samdyti.
Nustatykite mėnesinę dokumentų teikimo discipliną prieš pirmąjį atlyginimo mokėjimą.
Jūs teiksite loonaangifte (atlyginimo mokesčių deklaracijas) kas mėnesį arba kas keturias savaites per Belastingdienst portalą. Terminas paprastai yra paskutinė mėnesio diena po ataskaitinio laikotarpio.
Nepamirškite: kiekvieną laikotarpį turite teikti deklaracijas, net jei suma yra nulinė. Jūs išlaikote šią atsakomybę iki oficialaus atsisakymo kaip darbdavio.
Paskirkite kažką, kas atsakys už šį procesą prieš pirmąjį atlyginimą. Atlyginimų programinė įranga atlieka skaičiavimus, tačiau ji nepatikslins trūkstamų šaltinių duomenų, vėlyvų registracijų ar nepatvirtintų kompensacijų.
Nubrėžkite aiškią ribą tarp buhalterijos ir atlyginimų.
Kompensacijos, mobilumo išlaidos, atsitiktiniai mokėjimai ir įkūrėjo patvirtinti priedai dažnai įvedami tiesiai į apskaitą be atlyginimų peržiūros. Čia prasideda pirmoji klaida.
Mokėjimas pasirodo finansinėje sistemoje, tačiau yra neteisingas atlyginimų srityje.
Belastingdienst aiškiai nurodo: duomenys jūsų atlyginimų administracijoje lemia jūsų atlyginimo mokesčių deklaraciją. Jei šios dvi sistemos nesutampa, pataisymai tenka jums.
Ką daryti dabar
Jei ketinate samdyti savo pirmąjį darbuotoją, peržiūrėkite šiuos punktus šią savaitę:
- Patvirtinkite, kad esate užsiregistravę kaip darbdavys Belastingdienst ir turite savo loonheffingennummer
- Patikrinkite, ar turite darbuotojo tapatybės dokumentą, BSN ir visus reikalingus atlyginimo duomenis prieš pradedant dirbti.
- Patikrinkite, ar jūsų loonstaat struktūra apima visus svarbius atlyginimo komponentus, o ne tik bazinį atlyginimą.
- Peržiūrėkite savo pinigų srautų prognozę, kad ji atspindėtų bendras darbdavio išlaidas plius ligos rezervą.
- Paskirkite atsakomybę už mėnesinių loonaangifte pateikimą ir patvirtinkite, kad procesas yra įdiegtas.
- Peržiūrėkite, kaip yra tvarkomi kompensacijos ir papildomi mokesčiai, kad užtikrintumėte, jog atlyginimų ir buhalterijos procesai yra suderinti.
Pirmasis darbuotojas ne tik keičia jūsų išlaidų bazę; jis keičia jūsų administracinę struktūrą. Naujų atlyginimų laikymas kaip "mėnesinis atlyginimas plius šiek tiek administracijos" sukelia klaidų, kurios prasideda kaip mažos praleidimo klaidos ir vėliau sukelia pinigų spaudimą, korekcijas ar atitikties problemas.
Atsakingas įkūrėjas neklausia: "Ar turiu pinigų atlyginimui?" Geresnis klausimas yra: "Ar mano verslas pasiruošęs veikti kaip darbdavys?"
